Blogs

Vergaderen in 2020 doe je zo.

De wereld om ons heen verandert erg snel. Op ons werk maken we volop gebruik van technologische ontwikkelingen. Er is alleen één ruimte die vaak achterblijft: de vergaderruimte. We delen de laatste ontwikkelingen en trends, zodat je slimmer, efficiënter en leuker kan samenwerken op de vergadervloer.

Toen en nu: we kunnen inmiddels alles, maar doen het nog niet.

Bij veel organisaties bestaat de vergaderruimte nog uit een grote vergadertafel met daaromheen stoelen en flipovers. Hier en daar is er al een kleine digitaliseringsslag gemaakt door het plaatsen van een scherm met beamer. Daarbij wordt echter nog wel gewerkt wordt met USB-sticks en eindeloos veel kabels, enorm inefficiënt en tijdrovend.

Ondanks dat de vergaderruimtes vaak achterblijven, blijft het aanbod aan audiovisuele middelen groeien. Het design van de apparaten ziet er steeds mooier uit, de software wordt steeds slimmer en er is een steeds betere integratie met andere devices.

Met grote groepen in één ruimte vergaderen lijkt geen enkel probleem meer. Intelligente camera’s weten precies wie er aan het woord is en krachtige microfoons missen niks van wat er gezegd wordt. Notities worden gemaakt op een digitaal whiteboard (digibord) welke tegelijkertijd dient als scherm.  Ook voor brainstormsessies is dit ideaal: voeg naast de simpele notities nu ook gemakkelijk foto’s toe. Meetings worden niet alleen slimmer en productiever, maar ook leuker!

Kabels zijn verleden tijd of anders goed weggewerkt. De frustratie van een missende HDMI-kabel kennen we in 2020 eigenlijk niet meer. We werken nu met Share Dongle’s, loggen in het op touchscreen en starten de meeting vanaf daar óf werken met Microsoft Teams Rooms.

Maak het af met Microsoft Teams Rooms.

Met Microsoft Teams Rooms breng je de kracht van Microsoft Teams naar jouw vergaderruimtes. Loop de geplande vergaderruimte binnen en begin met één druk op een knop aan de vergadering. Ervaar gelijk de hoge kwaliteit HD-video én –audio en deel content gemakkelijk in de ruimte en met zowel interne als externe deelnemers. 

Je kunt elke ruimte veranderen in een Microsoft Teams videoconferentie ruimte. Hiermee breng je de samenwerking van je team naar een hoger professioneel niveau. Daarbij bespaar je ontzettend veel tijd. Niet meer hoeven in te loggen in het systeem en geen dongles meer of kabels. 

Het is eenvoudig om een Microsoft Teams Room systeem in een vergaderruimte te implementeren. Kies een kleine, middelgrote of grote configuratie voor de betreffende ruimtes, waarna we gezamenlijk de benodigde accessoires toe voegen.  

Microsoft Teams Rooms

Microsoft Teams Rooms

Narrowcasting.

Narrowcasting behoort niet direct tot de vergaderruimte, maar is zeker de moeite waard even te benoemen. Het begrip narrowcasting houdt in dat er binnen een organisatie één of meerdere schermen hangen waarop content gedeeld wordt dat vanaf een centraal online platform te beheren is. Dit wordt meestal door de communicatieafdeling gedaan. Een ideaal middel om relevante informatie te delen met bezoek van jouw organisatie. Daarnaast wordt het ook vaak gebruikt medewerkers op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen binnen (of buiten) een organisatie of ze aan te sturen tot actie. Er zijn verschillende mogelijkheden binnen narrowcasting afhankelijk van de grootte organisatie en het type content.

Narrowcasting

Narrowcasting

We zetten de ontwikkelingen voor je op een rij.

  • LED Videowalls: verschillende LED-schermen aan elkaar waarop content gedeeld wordt. Dankzij de ultradunne randen zie je nauwelijks dat de videowall uit meerdere schermen bestaat. Ideaal voor bijvoorbeeld narrowcasting in grote ruimtes. De technologie wordt steeds slimmer waardoor er steeds mogelijkheden ontstaan tot integratie met audiovisuele middelen als een webcam of communicatieplatformen als Microsoft Teams;
  • Webcams: het is steeds meer gebruikelijk in een “simpele” vergaderruimte een webcam boven het scherm te hebben. Ook hierin zijn veel mogelijkheden. Bijvoorbeeld de afstand tot waar een webcam scherp kan afbeelden, een webcam met of zonder spraakherkenning, een webcam die meebeweegt of stilstaat.
  • Meerdere schermen: het is niet meer vreemd om meerdere schermen in één ruimte te hebben hangen. Eentje aan de voorkant van de vergadertafel en eentje ernaast. Of een combinatie van een mobiel scherm en een vast scherm;
  • Mobiele schermen: wij werken zelf met de Microsoft Surface Hub. Dit scherm rijd je gemakkelijk van de ene vergadering naar de andere. Dankzij de accu kun je hem ook draadloos gebruiken. Het is weliswaar een computer die je net als je laptop overal voor kan gebruiken! Dankzij de ingebouwde webcam en microfoon kun je er ook mee videobellen.
  • Perfecte integratie tussen de vergaderruimte en je mobiele device: dit is eigenlijk alweer het vervolg van de Share Dongle. Het idee is dat je een vergadering start in ruimte A op je laptop of telefoon. Je loopt ermee naar ruimte B waar een vergaderscherm hangt. Het vergaderscherm neemt de vergadering als het ware over op het moment dat jij binnenloopt;
  • Kabelloos werken: een strak uitziende vergaderruimte waar de kabels in ieder geval niet meer zichtbaar zijn.

 

De mogelijkheden zijn eindeloos, waar begin je?

Allereerst is het altijd goed te kijken naar de lange en korte termijndoelstellingen van jouw organisatie. Een technisch goed doorontwikkelde vergaderruimte is natuurlijk mooi, maar het moet ook passen. Vervolgens is het ook belangrijk te luisteren naar de mening en wensen van je medewerkers. Een voorbeeld:

Binnen een jaar is het gewenst dat 50% van de afspraken met klanten digitaal gaan plaatsvinden. Omdat bij een afspraak regelmatig meerdere collega’s betrokken zijn vinden deze afspraken plaats in de vergaderruimte. In dat geval mag de technologie in een vergaderruimte geen belemmering zijn en is het aan te raden nog eens goed te kijken naar de aanwezige middelen en of deze bijdragen aan het behalen van de doelstelling. Daarna is het belangrijk medewerkers erbij te betrekken en naar ze te luisteren. 

Het is ook zeker geen must om een vergaderruimte te hebben. Wordt er vaak op verschillende (openbare) plekken vergaderd, dan is een mobiel scherm natuurlijk veel meer geschikt.

Wij begrijpen dat het besluit tot het aanpassen van een vergaderruimte niet binnen een dag genomen is. Daarom wat snelle, simpele tips om morgen alvast mee te beginnen:

  • Een goed uitziende vergaderruimte begint bij het wegwerken van de kabels;
  • Maak een digitale agenda waar medewerkers de vergaderruimte kunnen reserveren;
  • Maak zo min mogelijk gebruik van het whiteboard en zet hem op een plek waar deze niet zo opvalt. Je zal merken dat je hem bijna niet mist! Tegenwoordig maakt iedereen aantekeningen op een laptop;
  • Ook al is de vergaderruimte misschien gedateerd, blijf deze dan juist gebruiken. Ook voor digitale vergaderingen;
  • Vergader je met meer personen vanaf één laptop omdat er geen interactief scherm aanwezig is? Zorg dan voor een goede speaker en microfoon zodat alle deelnemers goed verstaanbaar zijn.

Hoe nu verder?

Heb je de tips opgevolgd? Dan is het altijd goed om samen te kijken naar de vervolgstappen in de transformatie van de vergaderruimte. Want zoals al eerder aangegeven is elke organisatie verschillend in wensen en behoeften. Twijfel je nog of narrowcasting geschikt is voor jouw organisatie? Laat in beide gevallen een berichtje achter op het contactformulier en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Misschien ook interessant.

Bekijk overzicht