We hebben Microsoft 365 licenties om gebruik te kunnen maken van applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Maar ook Teams, SharePoint en Yammer zijn beschikbaar dankzij een Microsoft 365 licentie. Microsoft hanteert verschillende licentietypes en dat maakt het al snel onoverzichtelijk en lastig om grip te krijgen op je licentiekosten. Wij geven je tips en tricks hoe je het beste om kunt gaan met je Microsoft 365 licenties en kunt besparen op kosten!
Advies van een expert?We hebben Microsoft 365 licenties om gebruik te kunnen maken van applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Maar ook om online samen te werken via Microsoft Teams, bestanden centraal op te slaan op SharePoint en voor communicatie binnen een organisatie via Microsoft Yammer. Microsoft hanteert verschillende licentietypes en dat maakt het al snel onoverzichtelijk en lastig om grip te krijgen op je licentiekosten. Wij geven je tips en tricks hoe je het beste om kunt gaan met je Microsoft 365 licenties en kunt besparen op kosten!
Om te beginnen zijn er twee verschillende soorten licentietypen: volumelicenties en cloud licenties. De volumelicenties zijn opgedeeld in drie varianten. Inhoudelijk verschillen ze niet veel, maar in de manier van aankopen wel.
Microsoft 365 Cloud licenties horen bij het CSP-model. Dit is de meest flexibele variant van Microsoft 365 licenties. Doordat je deze licentie in de Cloud aanschaft kun je er direct mee aan de slag. Je betaalt maandelijks alleen voor de licenties die je gebruikt. Geen investering dus! Je kan te allen tijde op- en afschalen en toewijzen aan verschillende gebruikers. Er zijn géén verplichtingen in afname of contractduur, het zijn licenties en er is een groot aanbod aan licenties waarvan je gebruik kan maken.
Open License is een licentietype waarbij je licenties voor onbepaalde tijd aanschaft. Je betaalt hierbij direct voor de licenties en doet hiermee een investering. Voorwaarde van een Open License is dat je bij de eerste bestelling minimaal vijf willekeurige Microsoft producten afneemt. Hierna ben je de aankomende twee jaar vrij in je afname onder ditzelfde contract. Je moet bij Open License zelf bijhouden welke aantallen, versies en varianten binnen je bedrijf gebruikt worden.
Je hebt de mogelijkheid om voor je Open License ook Software Assurance aan te schaffen. Hiermee heb je altijd recht op alle software upgrades zodat je altijd met de laatste versie werkt, e-learnings en gratis thuisgebruik.
Open Value is een flexibele licentieovereenkomst. Je hebt bij dit licentietype twee opties: huurkoop of huren. Net als bij Open License, schaf je deze licenties aan met een minimale afname van vijf Microsoft producten. In tegenstelling tot Open License is het bij een Open Value overeenkomst wel mogelijk om te gaan voor werkplekstandaardisatie. Het grote voordeel in geval van werkplekstandaardisatie is dat je binnen Open Value slechts eenmaal per jaar, op de contractdatum, het aantal pc’s binnen je bedrijf of organisatie telt en dan op basis van dat aantal betaalt. Het nadeel hiervan is dat je alleen kunt opschalen, niet afschalen. De contractduur van Open Value is maar liefst drie jaar waardoor verrassingen ten aanzien van je budget voorkomen worden. Je sluit de overeenkomst af voor drie jaar, maar betaalt dus jaarlijks. Ook binnen de Open Value overeenkomst is het mogelijk te kiezen voor Software Assurance (SA).
Als jij binnen je organisatie meer dan 250 (gestandaardiseerde) werkplekken hebt dan is een Enterprise Agreement meer geschikt voor jou. Net als bij de Open Value overeenkomst tel je één keer per jaar het aantal werkplekken en schaft daarvoor de benodigde hoeveelheid licenties aan. Ook hier geldt het nadeel dat je alleen kan opschalen, niet afschalen. Je sluit deze overeenkomst voor drie jaar en betaalt jaarlijks. Na deze drie jaar zijn de licenties van jou, tenzij je ervoor hebt gekozen de licenties te huren in plaats van huurkoop.
Advies van de expert! Heeft jouw organisatie Volume Licenties? Het is nooit te laat om een overzicht te maken wanneer welke licenties zijn aangeschaft en wie ermee werkt.
De licenties die beginnen Office 365 of Microsoft 365 en eindigen op een ‘E’ met een nummer zijn gericht op de Enterprise markt. Dit zijn organisaties met meer dan 100 medewerkers.
Office 365 E3 is qua prijs ongeveer gelijk aan MS 365 business premium. Maar er zijn twee grote verschillen: bij E3 heb je 100GB opslag binnen Exchange Online in plaats van 50GB bij Business Premium. In de praktijk heb je aan 50 GB vaak voldoende. De opslag van One Drive is bij de E3 licentie unlimited en bij Business Premium is dat 1TB.
Tip! Als je geen films of andere grote bestanden download is 1 TB meer dan genoeg.
Bij Office 365 ontbreken eigenlijk security en mobile device management opties die wel weer in Business Premium zitten. Gedeelde computer activatie en dataverlies preventie vind je zowel in E3 als Business Premium terug. Tot slot heb je bij E3 recht op On-Prem CAL rights zoals ECAL Suite.
Office 365 E5 lijkt op de E3 variant, maar is weer wat uitgebreider op het gebied van security, mobile device management en dataverlies preventie. Ook heb je bij E5 mogelijkheid tot een telefoonsysteem en Power BI pro.
Microsoft 365 E3 lijkt inhoudelijk heel veel op Business Premium. Ook hier is het grootste verschil weer de hoeveelheid opslag. Binnen Exchange Online en One Drive is deze namelijk unlimited. Verder heb je bij deze E3 licentie de beschikking over On-Prem CAL rights, Power BI Pro, MyAnalytics en de mogelijkheid tot een telefoonsysteem.
Microsoft 365 E5 is het meest uitgebreide pakket. Deze lijkt erg op de Office 365 E5 licentie alleen is de opslag binnen Exchange Online en One Drive bij deze licentie unlimited. Verder omvat Microsoft 365 E5 alle functionaliteiten en applicaties die eerder beschreven zijn bij de andere licentietypen hierboven. De enige applicatie die ontbreekt is Microsoft Bookings en Business Center & MilelQ.
Voor het MKB heb je veel verschillende Microsoft licenties beschikbaar. Binnen Microsoft 365 business, E3 of E5 valt een grote hoeveelheid apps. Daarnaast kun je nog (betaalde) add-ons afnemen. Weet jij eigenlijk welke apps dit zijn? En maak je gebruik van deze apps? Betaal je niet teveel voor apps die je zelden of nooit gebruikt? Kunnen sommige gebruikers een abonnement of licentie delen?
Wist je dat veel gebruikers niet alles uit hun Microsoft licentie halen of hierop kunnen besparen? Wij doen voor jou de check! De licentiecheck is gratis en vrijblijvend en deze ontvang je binnen één werkdag.