De uitdaging van Nabuurs - Supply Chain Solutions
Samenwerken in de Cloud vanuit 20 locaties
Nabuurs – supply chain solutions is met meer dan twintig vestigingen en duizend medewerkers één van de grootste familiebedrijven binnen de logistiek. De rol van IT binnen de kantoorautomatisering van Nabuurs is ondersteunend aan de operatie. Daar worden integrale supply chain concepten ontwikkeld en geïmplementeerd voor Fast Moving Consumer Goods met als specialisatie food, retail en horeca. Dagelijks zijn medewerkers aan het werk om klanten te verrassen met slimme logistieke concepten. De IT moet alle medewerkers helpen om altijd snel en efficiënt (samen) te werken ongeacht de plaats of functie.
Nabuurs is een Microsoft-huis en is vooruitstrevend op het gebied van IT en veiligheid. Voor deze logistiek dienstverlener is het erg belangrijk dat alle data veilig is opgeslagen en bedrijfsapplicaties voldoen aan een hoog beveiligingsniveau. Het Datacenter, de locatie wat voorheen de opslag van data was, paste niet meer bij deze ambitie. Daarnaast kenden zij nog een vrij complexe infrastructuur. De digitale werkplek moet toegankelijk en veilig zijn voor elke medewerker door een eenvoudig te bedienen workspace en opslag van documenten in de Cloud. Daarnaast moet deze ook makkelijk te beheren zijn. Door de Coronacrisis zijn steeds meer medewerkers thuis gaan werken en - zoals het er nu naar uit ziet - zullen zij dat gezien de voordelen ook na de Coronacrisis blijven doen. Van buitenaf willen zij toegang hebben tot het Nabuurs-netwerk en de bedrijfsapplicaties zodat ze makkelijk kunnen samenwerken met collega’s door bestanden eenvoudig op te halen en te delen. Werken vanuit huis biedt medewerkers veel vrijheid, maar vraagt daarom ook extra aandacht voor veiligheid en om een strategisch beleid waarin beschreven staat hoe je op afstand met elkaar samen werkt.
Nabuurs is op zoek gegaan naar een IT-partner die hen kon helpen bij het nastreven van alle wensen op gebied van IT. “Wij zochten een Microsoft partner met het juiste kennisniveau. Ik vind zelf de persoonlijke touch ook erg belangrijk en dit hebben we bij KNNS gevonden”, aldus Mariska de Wildt (IT manager bij Nabuurs).
Nabuurs draait 24/7. Dat vraagt veel van een IT-omgeving. Ondanks dat Nabuurs zelf al goed voor ogen had waar zij naar toe wilden, start KNNS nooit zonder Enterprise Architectuur. Dit is de bouwtekening van het huidige IT-landschap waardoor mogelijkheden inzichtelijk worden. De bedrijfsdoelstellingen staan hierbij centraal.
Vanuit de Enterprise Architectuur heeft KNNS geadviseerd te migreren van het Datacenter naar Microsoft Azure (de Cloud). Dit advies sloot goed aan bij de ambities van Nabuurs om een veilige, toekomstbestendige opslag van bedrijfsdata en office-apps te realiseren. Er werd in goed overleg een planning opgesteld met zogenoemde oplevermomenten. Na de kick-off van het project was er intensief contact. Mariska: “Tijdens de migratie zat een KNNS-medewerker vast bij ons op kantoor, als collega eigenlijk. Dat vond ik erg prettig want de lijnen binnen het projectoverleg waren hierdoor kort.” In de tweede fase, welke ook door KNNS uitgevoerd zal worden, zullen ook alle bedrijfsapplicaties migreren naar de Cloud. Daarnaast krijgen de bedrijfsapplicaties straks een extra beveiligingslaag door multi-factor authenticatie*. Medewerkers loggen straks extra veilig in op de bedrijfsapplicaties vanaf elke gewenste locatie.
Omdat thuiswerken in de toekomst vaker zal voorkomen heeft Nabuurs het besluit genomen Skype for Business te vervangen door Microsoft Teams. Microsoft Teams sluit beter aan bij de wensen van Nabuurs en kent veel meer samenwerkingsmogelijkheden dan Skype. Naast de bel- en chatfunctie kun je binnen Microsoft Teams ook bestanden delen en er tegelijk in werken. Het is mogelijk een ‘Team’ aan te maken met daarin ‘kanalen’. Toegang tot een ‘team’ of ‘kanaal’ kan op gebruikersniveau makkelijk beheerd worden. Voor een grote organisatie als Nabuurs is dit een uitkomst om het overzicht binnen afdelingen en projecten te behouden. Voor een goede adoptie van Microsoft Teams, is besloten de 12 weken durende training van onze eigen KNNS academy te volgen. Hierin worden medewerkers door KNNS getraind in het gebruik van Microsoft Teams volgens een strategisch beleid.
Na de succesvolle migratie is er nog intensief contact geweest tussen Nabuurs en KNNS om de laatste puntjes op de ‘i’ te zetten. Nabuurs is nu gedeeltelijk in het preventief beheer, maar het plan is om Nabuurs in de toekomst geheel actief te onboarden binnen het model. Dankzij slimme software kan KNNS problemen preventief herkennen en oplossen. Daardoor vinden er minder verstoringen plaats en kan Nabuurs zich bezig volledig bezig houden met hun business, 24/7.
*Multi-factor authenticatie = de gebruiker moet hierbij twee stappen doorlopen om ergens toegang tot te krijgen.