De 5 meest gebruikte Power Automate werkstromen door organisaties

Power Automate is dé tool voor het automatiseren van tijdrovende taken die je maandelijks, wekelijks of soms dagelijks terugvindt op je to do list of in je agenda. Dit zijn de taken waar je tegenop ziet, die je veel tijd kosten en die weinig opleveren. Ook wel de “ik moet” taken genoemd. Wij hebben de 5 meest gebruikte automatische werkstromen door organisaties in kaart gebracht.

Dit zijn 5 werkstromen die met behulp van Power Automate het meest geautomatiseerd worden

1. Automatische melding bij vernieuwing documenten
   Soms heb je van je leveranciers of klanten ieder jaar een actuele versie van hun KVK of andere officiële documenten nodig. Je kan zelf bijhouden in een Excel-bestand welk document wanneer door elke klant moet worden aangeleverd. Óf je richt met Power Automate een werkstroom in dat er automatisch 4 weken van tevoren een mail gestuurd wordt naar de betreffende klant en leverancier aangaande de vernieuwing van het document en diegene krijgt om de dag een herinnering totdat het document is toegestuurd.
   
   
2. Aanvragen van een nieuwe medewerker
   Door middel van een digitaal online formulier kan een manager zelf een medewerker aanmelden. Door de vereiste vragen die gesteld worden kunnen alle afdelingen die wat moeten regelen voor de nieuwe medewerker na de aanvraag direct aan de slag. Door de aanvraag te doen via het formulier ontvangen afdelingen zoals HR, IT, Marketing en zelfs de bloemist in de buurt een bericht met daarin alle informatie die de ontvanger nodig heeft om alles in gang te zetten. Hierdoor zorg je ervoor dat iedereen zo snel mogelijk aan de slag kan gaan met de acties om er zo voor te zorgen dat alles gereed is voor de komst van de nieuwe collega.
   
   
3. Goedkeuringsproces rechten
   Via een digitaal formulier kan een medewerker aanvraag doen voor extra rechten op een map, team of applicatie. Automatisch gaat de aanvraag eerst naar de manager. De manager ontvangt een mail met de aanvraag en in die mail zitten twee knoppen: “goedkeuren” en “afwijzen”. De manager heeft ook de mogelijkheid om een opmerking erbij te zetten. Nadat de aanvraag is beoordeeld (bij goedkeuren) gaat de aanvraag door naar de IT-afdeling om de aanvraag in behandeling te nemen. Bij aanvraag geweigerd gaat er een mail naar de aanvrager met daarin de opmerking van de manager.
   
   
4. Automatisch bijlagen opslaan
   Op basis van een e-mailadres of domeinnaam kan je alle bijlagen die binnenkomen automatisch op laten slaan in de betreffende klantenmap. Dat scheelt weer een extra handeling.
   
   
5. Automatisch herinnering sturen
   Iedere 1e van de maand wordt er automatisch een mail gestuurd naar een specifieke groep gebruikers om een document bij te werken of om hun taken in een applicatie door te nemen.

Aan de slag met Power Automate?

Wil je ook werkstromen gaan automatiseren met Power Automate? Volg voor een vliegende start een demo van KNNS. Samen brainstormen we over de verschillende werkstromen waar jij mee te maken hebt en automatiseren deze op de juiste manier met Power Automate. Wil je meer informatie hierover ontvangen? Stuur ons een berichtje via het contactformulier.