Zo houd je grip op je Microsoft 365 licenties

We hebben Microsoft 365 licenties om gebruik te kunnen maken van applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Maar ook om online samen te werken via Microsoft Teams, bestanden centraal op te slaan op SharePoint en voor communicatie binnen een organisatie via Microsoft Yammer. Microsoft hanteert verschillende licentietypes en dat maakt het al snel onoverzichtelijk en lastig om grip te krijgen op je licentiekosten. Wij geven je tips en tricks hoe je het beste om kunt gaan met je Microsoft 365 licenties en kunt besparen op kosten!

Welke licentietype heb ik?  

Om te beginnen zijn er twee verschillende soorten licentietypen: volumelicenties en cloud licenties. De volumelicenties zijn opgedeeld in drie varianten. Inhoudelijk verschillen ze niet veel, maar in de manier van aankopen wel.  

Cloud licenties

Microsoft 365 Cloud licenties horen bij het CSP-model. Dit is de meest flexibele variant van Microsoft 365 licenties. Doordat je deze licentie in de Cloud aanschaft kun je er direct mee aan de slag. Je betaalt maandelijks alleen voor de licenties die je gebruikt. Geen investering dus! Je kan te allen tijde op- en afschalen en toewijzen aan verschillende gebruikers. Er zijn géén verplichtingen in afname of contractduur,  het zijn licenties en er is een groot aanbod aan licenties waarvan je gebruik kan maken.

Volume licenties: Open License

Open License is een licentietype waarbij je licenties voor onbepaalde tijd aanschaft. Je betaalt hierbij direct voor de licenties en doet hiermee een investering. Voorwaarde van een Open License is dat je bij de eerste bestelling minimaal vijf willekeurige Microsoft producten afneemt. Hierna ben je de aankomende twee jaar vrij in je afname onder ditzelfde contract. Je moet bij Open License zelf bijhouden welke aantallen, versies en varianten binnen je bedrijf gebruikt worden.

Je hebt de mogelijkheid om voor je Open License ook Software Assurance aan te schaffen. Hiermee heb je altijd recht op alle software upgrades zodat je altijd met de laatste versie werkt, e-learnings en gratis thuisgebruik.

Volume licenties: Open Value

Open Value is een flexibele licentieovereenkomst. Je hebt bij dit licentietype twee opties: huurkoop of huren. Net als bij Open License, schaf je deze licenties aan met een minimale afname van vijf Microsoft producten. In tegenstelling tot Open License is het bij een Open Value overeenkomst wel mogelijk om te gaan voor werkplekstandaardisatie. Het grote voordeel in geval van werkplekstandaardisatie is dat je binnen Open Value slechts eenmaal per jaar, op de contractdatum, het aantal pc’s binnen je bedrijf of organisatie telt en dan op basis van dat aantal betaalt. Het nadeel hiervan is dat je alleen kunt opschalen, niet afschalen. De contractduur van Open Value is maar liefst drie jaar waardoor verrassingen ten aanzien van je budget voorkomen worden. Je sluit de overeenkomst af voor drie jaar, maar betaalt dus jaarlijks. Ook binnen de  Open Value overeenkomst is het mogelijk te kiezen voor Software Assurance (SA).

Volume licenties: Enterprise Agreement

Als jij binnen je organisatie meer dan 250 (gestandaardiseerde) werkplekken hebt dan is een Enterprise Agreement meer geschikt voor jou. Net als bij de Open Value overeenkomst tel je één keer per jaar het aantal werkplekken en schaft daarvoor de benodigde hoeveelheid licenties aan. Ook hier geldt het nadeel dat je alleen kan opschalen, niet afschalen. Je sluit deze overeenkomst voor drie jaar en betaalt jaarlijks. Na deze drie jaar zijn de licenties van jou, tenzij je ervoor hebt gekozen de licenties te huren in plaats van huurkoop. 

Advies van de expert! Heeft jouw organisatie Volume Licenties? Het is nooit te laat om een overzicht te maken wanneer welke licenties zijn aangeschaft en wie ermee werkt.

5 tips om te besparen op licentiekosten

1. Vraag aan groepen medewerkers welke applicaties ze wel en vooral ook niet gebruiken. Op deze wijze kan je hen een licentie geven die volledig op hun behoefte aansluit en welke dus ook niet te duur is. 
2. Gebruik licenties van Microsoft in de Cloud. De maandelijkse licenties van Microsoft 365 zorgen ervoor dat je voor altijd heel flexibel in je licenties kan gaan zitten. Even een piek aan personeel of juist een flinke daling? Geen probleem, dit heb je direct goed gezet! Daarnaast heb je hiermee altijd de nieuwste versie van de applicaties. Alle nieuwe functionaliteiten kunnen je medewerkers direct gaan gebruiken, waardoor het werken een stuk gemakkelijker wordt.
3. Vraag een IT-adviseur zoals ons om advies voor het inkopen van je licenties. Wij weten precies welke licentie je moet hebben bij welke behoefte. 
4. Zet niet zonder goed na te denken iedere medewerker op dezelfde licentie. Elke groep medewerkers hebben een andere behoefte aan applicaties. Je kunt daarnaast zelfs een account aanmaken voor bijvoorbeeld het organiseren van webinars. Vervolgens geef je alleen dat account een licentie om webinars te organiseren en deel je de login met je medewerkers. Hierdoor kun je de kosten flink drukken.
5. Gebruik add-on licenties als je een applicatie gebruikt die enkel in één van de duurste licenties zit. Zo kun je alsnog een goedkope licentie hebben met één enkele add-on, in plaats van een vier keer zo dure licentie waar de applicatie ook in zit.  

Doe de gratis licentiecheck!

Voorkom dat je teveel betaalt voor je Microsoft licentie.

Voor het MKB heb je veel verschillende Microsoft licenties beschikbaar. Binnen Microsoft 365 business, E3 of E5 valt een grote hoeveelheid apps. Daarnaast kun je nog (betaalde) add-ons afnemen. Weet jij eigenlijk welke apps dit zijn? En maak je gebruik van deze apps? Betaal je niet teveel voor apps die je zelden of nooit gebruikt? Kunnen sommige gebruikers een abonnement of licentie delen?

Wist je dat veel gebruikers niet alles uit hun Microsoft licentie halen of hierop kunnen besparen? Wij doen voor jou de check! De licentiecheck is gratis en vrijblijvend en deze ontvang je binnen één werkdag.