Blogs

Hybride vergaderen: maak je vergaderruimte online meeting – proof

Silke - 15 januari 2021

Thuiswerken, thuiswerken en nog eens thuiswerken. Tegenwoordig doen we niet anders meer. Onlangs is de wereld gestart met vaccineren en lijken er eindelijk betere tijden aan te breken voor het gros van ons Nederlanders. Een moment waar we allen lang naar uitgekeken hebben. Hoewel voor vele organisaties thuiswerken als “nieuw” normaal in het beleid is opgenomen, verwachten wij dat er straks ook weer een grote behoefte ontstaat aan werken op kantoor. Misschien niet dag in, dag uit, maar een combinatie van beide werkplekken is zeer aannemelijk. Want afwisseling, daar zijn wij Nederlanders ook dol op.

Hoe Microsoft Teams de nieuwe standaard werd

Hoe ben je de afgelopen tijd in contact gebleven met collega’s en klanten? Juist, door online met elkaar te spreken.  Dat (video)bellen ooit zo’n hype zou worden had vrijwel niemand gedacht. En dan nog niet eens gesproken over alle andere mogelijkheden die een samenwerkingsapplicatie als Microsoft Teams omvat. Maar hoe gaat dat dan straks? Als de ene helft zich op kantoor bevindt en de andere helft thuis. Hoe blijven we dan met elkaar in contact? Het antwoord is simpel: online meetings. Straks mogen er weer groepen samenkomen en dat houdt in dat vergaderruimtes weer meer gevuld zullen zijn. Via de vergaderruimtes wordt naar de collega’s en klanten die thuiswerken gebeld.  

Is mijn vergaderruimte online meeting- proof?

De ideale vergaderruimte is voorzien van een (groot) scherm bestuurd met een eigen computer zodat je vervolgens handmatig op je Microsoft Teams kan inloggen en kan (video)bellen. Daarom zijn een webcam, soundbar en speaker ook zeer raadzaam om toe te voegen aan je vergaderruimte. Bij de keuze van een scherm overweeg je of je alleen beeld nodig hebt of dat je bijvoorbeeld ook op een digitaal whiteboard aantekeningen wil maken. In dat laatste geval kies je voor een interactief scherm. Wil je toch liever gebruik maken van het traditionele whiteboard in de ruimte, kies dan voor een contentcamera zodat alle deelnemers kunnen meekijken. De grootte van het scherm is geheel afhankelijk van de ruimte die je beschikbaar hebt.

Handig! Een verrijdbaar scherm is ook mogelijk, zoals de Microsoft Surface Hub 2S. Dit is superhandig als je wat meer dynamiek wil creëren door pop-up vergaderplekken.

De webcam zorgt ervoor dat je goed zichtbaar bent voor de andere video-call deelnemer(s). ‘Webcam’ is een vrij breed begrip en zijn er veel opties. Afhankelijk van de grootte van je vergaderruimte en dus het maximaal aantal personen maak je daarin een keuze. Je hebt webcams die afgaan op geluid zodat degene die spreekt altijd goed in beeld is. Daarin heb je ook weer verschillende gradaties. De één kan namelijk beter optisch zoomen dan de ander. Vaak zijn de webcams handmatig in te stellen zodat je altijd het gewenste beeld hebt. Ideaal!

Dankzij een goede soundbar zorg je ervoor dat iedereen in de vergaderruimte goed kan verstaan wat er aan de andere kant van de lijn gezegd wordt. In de meeste gevallen wordt gekozen voor een standaard soundbar zoals de Yealink Soundbar. Deze is geschikt voor vergaderruimtes tot 10 personen. Boven de 10 personen verspreid je het geluid vaak over de ruimte met meerdere soundboxen. Een speaker is eigenlijk een heel belangrijk onderdeel van je vergaderruimte. Zeker als je regelmatig met meer dan twee personen tegelijk vanuit dezelfde ruimte videobelt. En al helemaal nu we afstand tussen elkaar moeten bewaren.

Aanrader! Yealink CP900 HD Speakerphone

Is jouw vergaderruimte al voorzien van één of meerdere van deze bovenstaande componenten dan ben je al goed op weg! Het is zeker de moeite waard te overwegen meerdere onderdelen aan te schaffen. Wil je klein beginnen? Start dan met de aanschaf van een speaker of collaboration bar. Zo zijn in ieder geval alle deelnemers in een vergaderruimte goed verstaanbaar, ook wanneer je op afstand zit. De speakers van een laptop of pc zijn vaak niet krachtig genoeg om iedereen verstaanbaar te maken. Waarom de collaboration bar een goede toevoeging zal zijn wordt later in deze blog uitgelegd. Heb je nog helemaal geen van bovenstaande? Ook dat is helemaal niet erg. Het is namelijk nooit te laat om te beginnen met een goed ingerichte fysieke vergaderruimte waardoor alle online meetings straks soepel verlopen.

 

Maar er is meer…

Beter kan het haast niet zou je denken. Toch is de technologie ons telkens een stapje voor. Microsoft introduceerde afgelopen jaar Microsoft Teams Rooms. Via een panel plan je of start je met één klik een Microsoft Teams Meeting. Of je plant via je eigen device een meeting waarbij je de vergaderruimte uitnodigt waar het Microsoft Teams Rooms panel staat. Je loopt vervolgens de ruimte binnen en start de meeting door te klikken op jouw meeting op het panel. De deelnemers thuis krijgen een melding dat de vergadering is gestart en kunnen met één klik deelnemen.

Wat doet KNNS > Wij gebruiken zelf de MTouch II Touch Panel.  

IT-beheerders hebben met Microsoft Teams Rooms veel minder gedoe. Het maakt niet meer uit welke device een medewerker heeft, iedereen met een Microsoft Teams licentie kan een vergadering inplannen en starten. Het beheer en de configuratie van deze bars gaat vanuit de Microsoft 365 admin portal.

Ook Yealink blijft innoveren. Onlangs hebben zij de All-in one collaboration bar geïntroduceerd: ‘Yealink MeetingBar A20'. Deze meeting bar in combinatie met de Yealink Wireless Presentation Pod (WPP20) maakt het mogelijk draadloos vanaf je device te presenteren naar het grote scherm. De MeetingBar is voornamelijk geschikt voor de kleinere vergaderruimtes (tot 5 personen).

Coming up

Microsoft heeft Teams Panels aangekondigd. Dit is een schermpje dat je buiten de vergaderruimte hangt. Je gebruikt dit scherm voor het boeken van de ruimte en voor het managen van het aantal personen in een ruimte. Dankzij het Microsoft Team Panel heb jij dus altijd zicht op het gebruik van de ruimte en informatie over de meeting die op dat moment bezig is of later op de dag op het programma staat. Is de ruimte niet beschikbaar, dan kan de gebruiker op het panel een plattegrond van het gebouw openen en kijken waar in het gebouw wél een beschikbare ruimte is. Je kan deze dan ook meteen boeken.

Naar verwachting komt Teams Panels in Q1 op de markt. Nog even wachten dus!

Stap voor stap richting een online- meeting proof vergaderen

Je hebt in deze blog kunnen lezen welke apparatuur een absolute must is voor je vergaderruimte zodat je straks op een praktische en snelle manier kan vergaderen met je collega’s en klanten thuis. Maar waar begin je? Als je al een ingerichte vergaderruimte hebt dan begin je altijd met het inventariseren van de aanwezige hardware. Misschien heb je net een nieuw scherm hangen. Wat wil je nog “hergebruiken” en wat wil je vervangen? Is jouw vergaderkamer nog helemaal leeg dan is het belangrijk de ruimte goed te analyseren. Galmt het? Hoeveel personen kunnen er maximaal in? Kunnen de muren een scherm dragen? Wat is de maximale afstand tussen de webcam en persoon in de ruimte?

Tip! Het analyseren van de ruimte moet goed gebeuren. Daarom is het altijd fijn hulp van een expert in te schakelen zodat je uiteindelijk goede keuzes kan maken.

Als je deze punten inzichtelijk hebt dan kun je op basis daarvan bepalen welke apparatuur geschikt is voor jouw vergaderruimte. En dan bedoelen we niet óf één van bovengenoemde apparatuur geschikt is, maar welke variant. Een groot scherm in een kleine ruimte is natuurlijk geen optie en een camera die de persoon achterin niet in beeld kan brengen ook niet. Gelukkig zijn er verschillende bundels beschikbaar om het jou makkelijker te maken. Deze zijn samengesteld op type en grootte van de vergaderruimte.

Ben je benieuwd welke bundels dit zijn? Of wil je meer informatie over onze audiovisuele oplossingen? Stuur gerust een berichtje via de chat of laat een berichtje achter op het contactformulier. Onze experts helpen je dan graag verder.

PS! Op dinsdag 11 mei 2021 om 09:00 kun je deelnemen aan de webinar 'hybride vergaderen – deze apparatuur mag absoluut niet ontbreken in je vergaderruimte in 2021'. Hierin geven we een demo en productinformatie van de verschillende audiovisuele oplossingen.

 

 

Misschien ook interessant.

Bekijk overzicht