Blogs

Een overzicht van zakelijke Microsoft 365 licenties

Silke - 25 november 2020

De Microsoft 365 licentie line-up is zeer uitgebreid. Wij merken dat deze daarom vaak als onoverzichtelijk wordt ervaren. Hoog tijd voor een helder overzicht van de verschillende licenties zoals Business en E3, E5 en de opties binnen deze licenties. Alle licenties die in deze blog staan beschreven vallen binnen het CSP-model (Microsoft Cloud). 

Advies van een expert

 

In onze vorige blog hebben we het gehad over de verschillende typen Microsoft licenties. Je kan Microsoft licenties aanschaffen in de cloud of binnen een volume licentiemodel. Microsoft licenties schaf je aan om gebruik te kunnen maken van de bekende standaard apps zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access en Skype for Business. Maar ook voor collaboration apps als Teams, SharePoint en Yammer.  

Het Microsoft cloud licentiemodel (CSP) is uitgebreider dan het volume licentiemodel. Werk je alleen met de standaard applicaties als Outlook, Word, Excel etc. dan kan zowel het cloud-model als het volume model geschikt zijn voor jouw organisatie. Wil je ook werken met collaboration apps dan blijft het cloud model als enige geschikte over. 

Binnen de het cloud-model zijn veel verschillende licenties beschikbaar. Naast de standaard Office apps en collaboration apps kun je hier ook terecht voor back-up, BI en analytics, CRM en VoIP. In deze blog zoomen we in op de Microsoft 365 business licenties en E3, E5 licenties. Wil je meer weten over de andere applicaties van Microsoft binnen het Cloud-model stuur dan een berichtje via de chat of laat je gegevens achter op het contactformulier.

Microsoft 365 licentieoverzicht

Microsoft 365 heette tot 21 april 2020 nog Microsoft Office 365. Bij Microsoft Office 365 ging men voornamelijk uit van functionaliteiten zoals Word, Excel en Powerpoint. Onterecht want Microsoft Office 365 omvat ook oplossingen zoals Teams, One Drive en andere mogelijkheden om op afstand met elkaar samen te werken.

Binnen Microsoft 365 zijn er verschillende licenties beschikbaar:

  • Microsoft 365 Business Basic;
  • Microsoft 365 Business Standard;
  • Microsoft 365 Business Premium.

Deze licenties zijn gericht op het MKB (tot 100 medewerkers).

Microsoft 365 Business Basic is goed geschikt als je met één device werkt en voldoende hebt aan online applicaties. Een online applicatie houdt in dat deze applicaties alleen via een webbrowser toegankelijk zijn. Business basic omvat alle Microsoft applicaties behalve Microsoft Bookings en Business Center & MilelQ.

Microsoft 365 Business Standard is uitgebreider dan Business Basic. Bij Business Standard kan je per gebruiker alle Microsoft applicaties installeren op 5 PC’s + 5 tablets + 5 telefoons. Deze zijn daarnaast ook online toegankelijk. Microsoft Bookings en Business Center & MilelQ zitten in de Business Standard licentie wél inbegrepen.

Dus… een bedrijf met 5 medewerkers heeft echt 5 verschillende licenties nodig. Je kan niet één licentie voor installeren op apparaten van 5 verschillende medewerkers. Je kan wel één licentie op meerdere apparaten van één gebruiker installeren.

Microsoft Business Premium is nog uitgebreider dan Business Standard. De applicaties en hoeveelheid apparaten waarop je deze applicaties kan installeren zijn gelijk aan elkaar. Het grootste verschil zit hem in security en mobile device management. Zo is bij Business Premium advanced threat protection, identity management (2FA*, selfservice wachtwoord reset), device & app management (Intune, gedeelde computer activatie en Windows AutoPilot) en informatiebeveiliging extra inbegrepen.

Bestseller! Microsoft Business Premium wordt het meest gekozen door onze klanten. 

MKB vs Enterprise

MKB vs Enterprise

Level up! E3 en E5 licenties

De licenties die beginnen Office 365 of Microsoft 365 en eindigen op een ‘E’ met een nummer zijn gericht op de Enterprise markt. Dit zijn organisaties met meer dan 100 medewerkers.

Office 365 E3 is qua prijs ongeveer gelijk aan MS 365 business premium. Maar er zijn twee grote verschillen: bij E3 heb je 100GB opslag binnen Exchange Online in plaats van 50GB bij Business Premium. In de praktijk heb je aan 50 GB vaak voldoende. De opslag van One Drive is bij de E3 licentie unlimited en bij Business Premium is dat 1TB.

Tip! Als je geen films of andere grote bestanden download is 1 TB meer dan genoeg.

Bij Office 365 ontbreken eigenlijk security en mobile device management opties die wel weer in Business Premium zitten. Gedeelde computer activatie en dataverlies preventie vind je zowel in E3 als Business Premium terug. Tot slot heb je bij E3 recht op On-Prem CAL rights zoals ECAL Suite.

Office 365 E5 lijkt op de E3 variant, maar is weer wat uitgebreider op het gebied van security, mobile device management en dataverlies preventie. Ook heb je bij E5 mogelijkheid tot een telefoonsysteem en Power BI pro.

Microsoft 365 E3  lijkt inhoudelijk heel veel op Business Premium. Ook hier is het grootste verschil weer de hoeveelheid opslag. Binnen Exchange Online en One Drive is deze namelijk unlimited. Verder heb je bij deze E3 licentie de beschikking over On-Prem CAL rights, Power BI Pro, MyAnalytics en de mogelijkheid tot een telefoonsysteem.

Microsoft 365 E5 is het meest uitgebreide pakket. Deze lijkt erg op de Office 365 E5 licentie alleen is de opslag binnen Exchange Online en One Drive bij deze licentie unlimited. Verder omvat Microsoft 365 E5 alle functionaliteiten en applicaties die eerder beschreven zijn bij de andere licentietypen hierboven. De enige applicatie die ontbreekt is Microsoft Bookings en Business Center & MilelQ.

Microsoft 365 Business versus E3 en E5 

De Microsoft 365 business licenties (basic, standard en premium) zijn het beste geschikt voor het MKB. In de terminologie van Microsoft behoor je tot het MKB tot 100 medewerkers. De hoeveelheid opslag binnen applicaties is groot genoeg voor deze type organisaties. Business Premium wordt het meest gekozen door klanten. Dit komt omdat er bij Business Premium security en mobile devicemanagement aan de structuur is toegevoegd. Het voordeel van mobile devicemanagement is dat Microsoft apps worden gemanaged in Azure Active Directory (AD). Wanneer een medewerker uit dienst gaat kan je deze applicaties uitzetten in AD waardoor de medewerker geen toegang meer heeft tot deze apps en bestanden.

E3 en E5 licenties zijn echt gericht op Enterprise organisaties. Dit zijn organisaties met meer dan 100 medewerkers. Het verschil tussen de Microsoft 365 business en de E3, E5 is de hoeveelheid opslag en de verschillende opties.

Microsoft 365 & back-up

Belangrijk om nog even aan te halen is het onderwerp back-up. In de Microsoft 365 Business Premium en E3, E5 licenties is dataverliespreventie inbegrepen. Het lijkt daarom dat Microsoft de verantwoordelijkheid draagt voor de beveiliging van alle data binnen Microsoft 365. Dit is niet zo. In werkelijkheid ligt die verantwoordelijkheid bij de organisatie en eindgebruiker. Microsoft biedt wel back-up en herstelmogelijkheden maar deze zijn niet allemaal waterdicht. Hier 5 redenen om naast Microsoft 365 altijd nog te kiezen voor een back-up oplossing:

  • Microsoft 365 biedt alleen beperkte databeveiliging - want bij permanent verwijderen is het bestand ook daadwerkelijk verdwenen (tenzij er op de achtergrond nog een andere back-up oplossing actief is)
  • Het retentiebeleid van Microsoft 365 is maar van korte duur - net als bij verwijderen, beschikt Microsoft 365 maar in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en retentie. Standaard is het retentiebeleid 90 dagen.
  • Vanwege interne beveiligingsrisico’s - medewerkers kunnen per ongelijk risico’s door geïnfecteerde bestanden te downloaden en gebruikersnamen en wachtwoorden kenbaar te maken aan sites die betrouwbaar leken.
  • Vanwege externe beveiligingsrisico’s - de functies van Exchange Online voor back-up en herstel zijn onvoldoende om ernstige aanvallen op te vangen.
  • Wettelijke en compliance vereisten - het kan voorkomen dat je onverwacht postvakken of andere type data moet ophalen met oog op een juridische procedure. Microsoft biedt een aantal vangnetten (instellingen zoals in-place bewaring en Bewaren van postvakgegevens vanwege juridische procedure), maar ook hiervoor geldt dat deze geen solide back-up oplossing vormen.

Advies van onze expert! Wij adviseren veel van onze klanten de Skykick back-up oplossing naast Microsoft 365.

De juiste licentie is maatwerk 

Sta je op het punt Microsoft 365 licenties aan te schaffen? Of wil je overstappen van volume licentiemodel naar het cloud licentiemodel? Dan is het altijd handig je te laten adviseren door onze licentie expert. Wij kunnen je precies vertellen welke licentie het meeste geschikt is voor jou organisatie.

Doe de gratis licentiecheck! 

Voorkom dat je teveel betaalt voor je Microsoft licenties of abonnementen. Zoals je hebt kunnen lezen zijn er veel Microsoft licenties. Je hebt misschien niet alle applicaties nodig die wel in een licentie beschikbaar zijn waardoor je gemakkelijk kan besparen op licentiekosten. Of haal juist meer uit je Microsoft licentie. Weet jij eigenlijk wel waarvoor je betaalt? En zijn er applicaties die je nu misschien nog niet gebruikt, maar wel interessant zijn voor jouw organisatie.  

 

*2FA = twee factor authenticatie. De gebruiker moet hierbij twee stappen doorlopen om ergens toegang tot te krijgen.

Misschien ook interessant.

Bekijk overzicht