Blogs

Communiceren begint bij Microsoft Yammer.

Kelly - 22 januari 2020

Een berichtje de gehele organisatie in sturen. Hoe doe je dat nu? Hoogstwaarschijnlijk door een mail te sturen naar iedereen@.... .nl (of een soortgelijk e-mailadres). Deze raakt vaak verdwaald tussen alle andere mail. Dat kan anders!

Waar gebruik je Microsoft Yammer voor?

Als organisatie wil je al jouw medewerkers up-to-date houden over alles wat er in de organisatie gebeurd. Naast het management zijn er ook nog andere afdelingen die het management informeren.  Zo wordt het toch in een keer veel informatie die je tot nog toe over de mail stuurt. En de mailbox is al bij de meeste medewerkers een vergaarbak aan het worden. Dus laten we het je nog eens vragen: vind jij een mail sturen naar de hele organisatie nog wel zo effectief? Nee, dat vinden wij ook niet.

Voor interne communicatie raden wij eigenlijk altijd aan om Microsoft Yammer te gebruiken als jouw communicatieplatform. Microsoft Yammer verbindt en betrekt medewerkers binnen de hele organisatie. Yammer biedt nieuwe mogelijkheden en integraties voor bedrijfscommunicatie en kennisdeling. Yammer is eigenlijk een sociaal netwerk dat volledig is gericht op jouw bedrijf. Hoewel het de bedoeling is om samenwerking op de werkplek mogelijk te maken, kan je ook externe netwerken creëren zodat niet-werknemers, zoals klanten, partners en leveranciers met jouw bedrijf kunnen communiceren.

Microsoft Yammer.

Microsoft Yammer.

Start jouw community. 

Je kan binnen Yammer verschillende community’s maken met als onderwerp een project of evenement. Binnen deze community kunnen verschillende medewerkers berichten posten. Zo kan een bericht een afbeelding bevatten, een poll of gewoon een stuk tekst. Andere medewerkers die lid zijn van de pagina kunnen vervolgens reageren op de post. Hierdoor heeft Yammer voor de gebruikers iets weg van een interne Facebookpagina.

Veilig en open informatie delen. 

Wij hebben veel van onze klanten Yammer zien afkeuren omdat zij het zagen als sociale media, die volgens hen daar geen plaats in hun bedrijf voor hebben. Maar hierdoor missen ze wel de essentie van Yammer: een enorme kennisopslagplaats voor het delen van informatie en ideeën. Het is niet ongebruikelijk dat mensen e-mails verzenden, maar het is ook niet ongebruikelijk dat dingen verloren gaan in e-mail. Door een tool te gebruiken waarmee mensen open en veilig informatie kunnen delen, snijden we de middenweg, verminderen we e-mail en komen we sneller en gemakkelijker bij de bron. Dit is de reden waarom wij Yammer keer op keer aan onze gebruikers aanbevelen als een manier om ideeën te delen met grotere groepen.

3 redenen om Yammer te gebruiken.

  • Kennisbank: teams en organisaties kunnen Yammer-groepen gebruiken om vragen te stellen en ideeën met elkaar te delen. Over het algemeen zien we dat deze groepen worden gemaakt voor grotere groepen mensen. Men stelt een vraag en er is een grote groep mensen die het antwoord kan vinden. Een heel specifiek en realistisch voorbeeld is het creëren van een HR-groep. Dit is geen plek om zeer specifieke en persoonlijke vragen te stellen, maar eerder een plaats waar mensen gesprekken kunnen beginnen over welke voordelen beschikbaar zijn. De leden kunnen hier naartoe komen om te delen wat ze hebben gevonden of om hun collega's te informeren over best practices. In elk van deze gevallen wordt informatie opgeslagen in deze kennisbank, zodat anderen deze kunnen vinden, vragen kunnen stellen of opmerkingen kunnen maken. Het zit niet vast in iemands mailbox, of erger nog, de map ‘verwijderd’.
  • Externe samenwerking: met Yammer kan je interne gesprekken voeren met groepen waarvan je deel uitmaakt, maar je kunt ook de dialoog met externen openen. Microsoft 365 is continu in ontwikkeling en er worden regelmatig nieuwe producten toegevoegd. Een van die nieuwe toevoegingen is de mogelijkheid om externe leden toe te voegen aan Yammer. Zoals klanten, leveranciers of aannemers. Hierdoor kan je de community nog verder uitbreiden. Een e-mail met ideeën die naar een extern persoon wordt gestuurd, gaat zeker verloren in de waan van de dag.
  • Werk naadloos, waar je ook bent: tegen 2022 zal het wereldwijde mobiele netwerk toenemen tot 1,87 miljard mensen of 42,5% wereldwijd. Dit is gestegen van 38,8% in 2016. Naarmate medewerkers steeds mobieler worden, wordt hun werktelefoon dat ook. Met deze trend evolueren medewerkers ook naar kleinere, meer draagbare apparaten en tablets, wearables en ultrabooks, die naar verwachting in 2022 de belangrijkste werkapparaten zullen zijn. Yammer beperkt je niet tot je desktop of zelfs je computer. Je kunt profiteren van alle voordelen van communicatie en samenwerking. Met de mobiele applicatie van Yammer kan je op de hoogte blijven van gesprekken en jouw inzichten delen, waar je ook bent.

Handig! De belangrijkste quick wins van Yammer.

Integreer jouw Yammer-omgeving met Microsoft Teams en Microsoft SharePoint. 

Je hoeft niet meer naar de webapplicatie Yammer te gaan om alle gesprekken in te zien. Je kunt binnen je Teams en SharePoint omgeving een connectie maken met Yammer. Je hebt hierdoor toegang tot alle gemakken van Yammer in een andere omgeving.

Instant delen van informatie vanaf ieder device.

De optie om bestanden te delen helpt jou om direct foto’s, video’s en bestanden te delen in elke post via ieder device. Je kunt zelfs foto’s bewerken door er bijvoorbeeld een filter op te zetten.

Microsoft Yammer op je telefoon.

Microsoft Yammer op je telefoon.

Start een live-event via Yammer. 

Maak een live-event aan door je webcam en geluid aan te zetten en dit binnen een community te posten. Je kan hier tevens een evenement van maken, zodat iedereen gemakkelijk het live-event ziet en kan deelnemen. Het live-event kan naderhand door iedereen nog bekeken worden.

Tip! Stel een strategisch beleid op.

Yammer wordt voornamelijk als intern communicatie platform gebruikt. Door het opstellen van een strategisch beleid bepaal je hoe je wil dat medewerkers met het platform omgaan. Hierbij is het niet noodzakelijk dat je precies uitdenkt wat wel en niet mag, maar enkele richtlijnen zijn wel noodzakelijk. Zo staat bijvoorbeeld in het strategisch beleid beschreven of het is toegestaan externen aan een community toe te voegen. Voor medewerkers is het goed om te weten welke kaders er zijn en wat er van hen verwacht wordt. Het strategisch beleid is natuurlijk geheel afhankelijk van de wensen van jouw organisatie. Naast het strategisch beleid is het belangrijk om medewerkers te trainen in het gebruik van Yammer. Voordat je jouw strategisch beleid in beton giet, is het verstandig om een groep medewerkers te laten zien wat Yammer is en wat je ermee beoogt te doen. Zo kan je gelijk de haalbaarheid en wenselijkheid van jouw richtlijnen toetsen bij de eindgebruiker. Deze groep medewerkers noemen wij Early Adopters. Dit zijn medewerkers die het leuk vinden om over te gaan op een nieuwe applicatie en er erg nieuwsgierig naar zijn. Nog belangrijker; zij nemen mensen mee in hun enthousiasme voor verandering. Kijk eens bij onze collaboration workshop Microsoft Yammer.

Advies nodig? 

Vaak wanneer je besluit gebruik te gaan maken van Yammer, heb je eerst al besloten te gaan werken met Microsoft Teams of SharePoint. Yammer is veelal een applicatie dat daarna aan bod komt, maar dat maakt het zeker niet minder interessant. Omdat er meer bij komt kijken dan alleen de installatie van de applicatie, is het altijd handig om te sparren met een van onze Yammer Consultants. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het strategische beleid of training van medewerkers. Laat een bericht achter op het contactformulier en dan nemen wij mogelijk contact met je op!

Misschien ook interessant.

Bekijk overzicht