De Lindenberg Cultuurhuis

Een vereenvoudigde infrastructuur voor De Lindenberg Cultuurhuis

De Lindenberg.
  • Cultuurhuis 
  • Externe medewerkers en parttimers 
  • Veel verschillende bedrijfsonderdelen 
Zo deden we dat.
  • Vereenvoudigde mappenstructuur
  • Informatie altijd en overal beschikbaar
  • Centraal beheer
Ambities.

De Lindenberg Cultuurhuis

De Lindenberg is een kunstcentrum in de breedste zin van het woord. Hier worden opleidingen gegeven in kunsten (o.a. toneel, schrijven, beeldende kunst, schilderen, Photoshop), maar ook onderwijs in muziek en dans. Tevens zijn er theaterzalen voor voorstellingen of oefenvoorstellingen voor studenten. Daarnaast is in het pand een horecagelegenheid aanwezig en worden ruimten verhuurd voor bijvoorbeeld congressen.

Een verouderde infrastructuur  

De infrastructuur van De Lindenberg was toe aan vernieuwing. Daarom hebben KNNS en De Lindenberg een aanpak ontworpen om de serveromgeving uit te faseren. Het doel is het verminderen van de serverkosten door enkel cloud applicaties te gaan gebruiken. Daarnaast moeten de gebruikers overal, altijd en met ieder device (laptop, pc) kunnen werken. Flexibiliteit is belangrijk. Webbrowser applicaties worden daardoor steeds meer gebruikt door medewerkers. In de huidige omgeving van De Lindenberg werd verbinding tot stand gebracht door middel van een Remote Desktop verbinding. Hierdoor werken webbrowser gerelateerde applicaties trager. Dit was de aanleiding tot vernieuwing van de infrastructuur.

De Lindenberg heeft veel medewerkers in dienst. Met name veel parttimers die ook voor andere instellingen werken. Daarnaast werkt De Lindenberg veel met externen, zoals ZZP-docenten. Deze medewerkers en externen werken allemaal met eigen devices. Dat brengt uitdagingen met zich mee met betrekking tot het centraal beheer van de omgeving. Zoals het nu gaat wordt de omgeving per laptop en fysiek op locatie beschikbaar gemaakt voor externen. Idealiter zal het uitrollen van een omgeving online in de toekomst zonder heel veel moeite moeten kunnen. Zodoende ambieert De Lindenberg tevens het centraal beheer te optimaliseren.

Informatiemanagement moet simpel zijn

Verder brengt werken met externen op gebied van IT nóg een uitdaging met zich mee: informatiemanagement. Externen hebben namelijk veelal te maken met verschillende werkwijzen en opslaglocaties. Daarnaast bestaat de organisatie uit verschillende diensten (cursussen, voorstellingen, opleidingen, verhuur, horeca), die zowel vragen om eigen specifieke informatie als gedeelde informatie. Deze factoren hebben er in het verleden toe geleid dat de mappenstructuur voor informatie te complex is geworden. Informatie kan hierdoor lastig te vinden zijn. De Lindenberg streeft naar een informatievoorziening die het eenvoudig maakt om informatie te delen en te vinden. Daarnaast, moet enkel de informatie aangeboden worden die betrekking heeft op de gebruiker.

De ideale werkplek voor De Lindenberg

De Lindenberg wenst vanuit haar strategie een ideale werkplek te implementeren die beschikbaar, beheersbaar, flexibel en veilig is. Een moderne organisatie met een moderne infrastructuur. KNNS sluit daar als partner volledig bij aan om deze wensen te kunnen vervullen. Om te voorkomen dat er geïnvesteerd zou moeten worden in nieuwe hardware, is een aantal jaren geleden de omgeving gemigreerd naar Azure. Deze de infrastructuur is volledig gebaseerd op IaaS-servers* en functioneert geheel op het Azure platform. Hoewel deze omgeving het flexibel en veilig werken toelaat, sluit deze niet volledig aan bij wensen van De Lindenberg.

Uitdagingen

  • Centraal beheer van alle verschillende (eigen) devices
  • Het altijd veilig beschikbaar stellen van informatie
  • Altijd en overal werken
Zo deden we dat.

De ideale werkplek

De Lindenberg en KNNS hebben samen een roadmap gemaakt naar de ideale werkplek. Eerst hebben we de Azure servers stapsgewijs uit gefaseerd door over te stappen naar SaaS-applicaties. Als basis van de nieuwe infrastructuur hebben we als Microsoft Gold Partner gekozen voor Microsoft 365. Alle applicaties binnen Microsoft 365 zijn cloud applicaties. Dat houdt in dat deze altijd en vanaf elke locatie toegankelijk zijn. Daarnaast voldoen alle toepassingen van Microsoft aan het hoogste beveiligingsniveau.

Een printoplossing die past bij flexibiliteit 

Naast Microsoft 365 heeft KNNS Printix geïmplementeerd bij De Lindenberg. Printix is een cloud service die gebruik maakt van Azure. Dankzij Printix is het overbodig traditionele printservices te publiceren en te onderhouden. Printix maakt het mogelijk om snel en secure vanaf ieder device op ieder moment een document af te drukken. Printix heeft een uitgebreid centraal management platform om printers te beheren en toe te wijzen aan gebruikers.

Workspace: gebruiksvriendelijke digitale werkomgeving 

Een volgende stap die we in het project hebben gezet was het inrichten van de centrale workspace. Dit is een plek die iedereen binnen De Lindenberg vanuit een webbrowser kan gebruiken. Hier staan alle applicaties afgestemd op de gebruiker. Een centrale workspace richten we in dankzij Synigo Pulse en Liquit. Kort gezegd zorgt Synigo Pulse voor de workspace zelf en hebben we Liquit nodig voor het beheer en de applicatiedistributie. Dankzij Liquit implementeerden wij applicaties op alle werkplekken en kunnen instellingen centraal beheerd en verspreid worden. Daarnaast bepaald deze software hoe een applicatie aan de gebruiker wordt getoond.

Makkelijk, centraal beheer voor de IT 'er 

Alles is gebaseerd op rollen en rechten zoals gedefinieerd in Azure Active Directory (AD). Synigo Pulse en Liquit hebben allebei een koppeling met Azure AD om de juiste gebruikersgegevens op te halen. Wanneer binnen Azure AD een gebruikersaccount wordt geblokkeerd, kan die medewerker zich ook niet meer aanmelden op deze plaatsen. Waar we Azure AD gebruiken voor het beheer van gebruikersaccounts, wordt Microsoft Intune ingezet voor het centrale beheer van apparaten. Dankzij Intune kun je apparaten op afstand leegmaken, en kun je de status van apparaten controleren en Windows updates op afstand uitvoeren. Dankzij de overstap naar SaaS-applicaties is de omgeving van De Lindenberg uitstekend beschikbaar en flexibel. De combinatie van Synigo, Liquit en Microsoft Intune vervult de wens van De Lindenberg tot centraal beheer van devices.

Een frisse start in mappenstructuur 

Een andere doelstelling van De Lindenberg was het verbeteren van informatiemanagement en de daarbij behorende mappenstructuur. Bij de Lindenberg zijn er, net als bij veel bedrijven, veel oude structuren van oudsher blijven staan. Niemand durft hier aan te komen en maakt zijn eigen mappen. In de loop der jaren ontstaat er dan een enorme mappenstructuur waarin enkel de mensen die er al heel lang werken de weg in weten. Het zal voor hen dan ook niet gemakkelijk zijn, maar ze weten in ieder geval waar ze de documenten kunnen vinden. 

Met de start van de mappenstructuur workshop is het projectteam van de Lindenberg eerst door KNNS getraind in de denkwijze van het maken van een mappenstructuur. Hierbij moet je namelijk een aantal stappen volgen om tot de meest ideale situatie te komen. Dit houdt in dat iedereen de huidige mappenstructuur moet loslaten en echt weer vanaf nul moet beginnen. Alleen op die manier krijg je de beste mappenstructuur.  

We hebben hoofdzakelijk gekeken naar de hoofdonderdelen waaruit de Lindenberg bestaat. Via deze weg bewandelen we van boven tot beneden de juiste structuur. Hierbij is rekening gehouden met verschillende rollen en rechten van gebruikers. De gebruiker ziet enkel de documenten die hij/zij nodig heeft. Daarnaast hebben zij overal, altijd en met ieder device toegang tot de informatie.  

Opgeruimd staat netjes

Uiteindelijk als alle regels van het opzetten van de mappenstructuur zijn gevolgd en alle oude mappen weg zijn, blijft er een strakke mappenstructuur over met mappen die daadwerkelijk gebruikt en gevuld worden. Hierdoor wordt het werk een stuk efficiënter gedaan, omdat een document binnen enkele klikken is gevonden. Deze mappenstructuur wordt uiteindelijk geïmplementeerd op Microsoft SharePoint.

KNNS x De Lindenberg

De Lindenberg heeft mooie stappen gemaakt om een ideale werkplek te faciliteren. Om ervoor te zorgen dat deze werkplek ook altijd beschikbaar blijft, hebben we de omgeving van De Lindenberg volledig in beheer genomen. Dit houdt in dat de gebruiker altijd ongestoord kan doorwerken en wij meldingen preventief behandelen.

In de toekomst kijken De Lindenberg en KNNS samen verder om eventueel het netwerk van De Lindenberg te verbeteren. Wij zijn blij met deze samenwerking en kijken uit naar het vervolg. 

Oplossingen

  • Microsoft 365
  • Microsoft SharePoint 
  • Liquit
  • Synigo Pulse
  • Microsoft Intune 
  • Printix

*IaaS = infrastructure as a service. Dit is een direct beschikbare infrastructuur, geleverd en beheerd via internet. IaaS is één van de vier typen cloudservices, naast Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS). 

Zo deden we dat

Voor anderen

Lees alle verhalen

Heb je een vraag? Bel of mail mij gewoon.

Neem contact op met Kelly over een vernieuwde mappenstructuur

Contact