Ken je dat? Je wil even snel wat aanpassen in een document, maar je hebt geen internet. Daarom lukt het je niet om toegang te krijgen tot het document welke op de traditionele lokale schijf staat. Erg vervelend! Daarom zien wij steeds meer organisaties kiezen voor een oplossing die altijd toegankelijk is.

Verschillende versies van SharePoint

Er bestaan verschillende versies van SharePoint. Wij adviseren je om altijd gebruik te maken van SharePoint online, maar het kan wel eens voorkomen om verschillende redenen dat dit geen optie is. Daarom kunnen klanten ook gaan voor andere versies van SharePoint. Hieronder leggen we de meest voorkomende versies aan je uit. 

• SharePoint Online: dit is een webpagina waar je alle documenten van jouw organisatie veilig kan beheren. Je kunt het zien als de vervanging van je huidige opslagschijven. Naast opslag voor documentatie kan SharePoint online ook als intranet gebruikt worden voor bijvoorbeeld personeelshandleidingen of tools. SharePoint Online maakt het gemakkelijk voor medewerkers om waar ook ter wereld op ieder apparaat bij hun bestanden te kunnen. Microsoft SharePoint Online zit in de meeste licenties van Microsoft. 
• SharePoint on-premises: SharePoint kan ook als on-premises applicatie ingezet worden. Hiermee heeft het geen connectie met de Cloud. Op dit moment geldt bij deze SharePoint de versie van 2019. Deze ziet er in vergelijking verouderd uit ten opzichte van SharePoint Online, maar verder komen de functionaliteiten grotendeels overeen. Aangezien SharePoint Online al snel bij licenties inbegrepen zit, adviseren wij altijd om daarvan gebruik te maken. 
• Synchronisatie van OneDrive voor bedrijven: OneDrive voor Bedrijven is jouw persoonlijke SharePoint website. Alleen jijzelf hebt toegang tot deze site. Je kunt de site integreren met je Windows Verkenner. Dit is ontzettend prettig, aangezien je kunt werken met je bestanden zoals je dat altijd al hebt gedaan, alleen staan je bestanden nu veilig opgeborgen op de Cloud. Je kunt zelfs offline werken aan documenten. Wanneer je dan weer internet hebt zullen deze geüpload worden.

SharePoint, wat kan je ermee? 

Microsoft SharePoint bevat veel functionaliteiten en mogelijkheden. Er zijn veel verschillende instellingen aangebracht zodat SharePoint voor ieder bedrijf meerwaarde biedt om in gebruik te nemen. Het is van belang dat je goed nadenkt als organisatie hoe je gebruik wilt gaan maken van de mogelijkheden. Wat past er op dit moment bij jouw bedrijf en bedrijfscultuur en waar wil je heen in de toekomst?

Aan de slag met SharePoint

Als je een SharePoint site aanmaakt, krijg je de optie om uit verschillende templates te kiezen. Uiteraard kan je er ook voor kiezen om met ene lege site te beginnen. Tip! Mocht je niet ervaren zijn in het inrichten van een SharePoint-site dan adviseren wij om te beginnen met een standaard template en deze te modelleren naar wens. 

Je kan bestanden en mappen makkelijk verplaatsen. Selecteer de map of het bestand dat je wil verplaatsen en klik op de knop 'Verplaatsen naar'. Eventueel kan je hier de keuze maken om de bestanden niet te verplaatsen maar te kopiëren naar een andere plek. Indien er unieke machtigingen gelden voor de mappen en documenten, zullen deze van kracht blijven.