Microsoft 365, wat is dat?

Er zijn er genoeg die Microsoft 365 wel willen gaan gebruiken, maar geen idee hebben waar ze moeten beginnen. Sommige maken al wel gebruik van bepaalde Microsoft apps, maar weten niet wat ze nog meer kunnen met hun licentie. Voor andere is Microsoft 365 nog steeds Office 365 en linken ze daar alleen de apps Word, Excel en Powerpoint aan. Niet geheel onlogisch dat daar verwarring ontstaat want vroeger sprak iedereen over "Microsoft Office" als ze het hadden over Word, Powerpoint of Excel.

Als onderdeel van de moderne werkplek is Microsoft 365 niet meer weg te denken. Microsoft 365 omvat de vertrouwde apps zoals Word, Excel en Powerpoint en daarnaast ook Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint, Microsoft Yammer, OneNote, Access en Publisher. Verder is Microsoft 365 ook in te zetten voor automatisering middels de app Power Automate.

Als we het hebben over Microsoft 365, hebben we het dus eigenlijk over het ‘totaalpakket’. Microsoft 365 zorgt ervoor dat jij je werk zo goed mogelijk, zo gemakkelijk mogelijk en zo veilig mogelijk kan doen vanaf elke gewenste locatie.

Vanaf 21 april 2020 is de naam “Office 365” gewijzigd in “Microsoft 365”. Microsoft heeft gekozen voor deze naamswijziging omdat velen dachten dat Office 365 alleen bestond uit Word, Powerpoint en Excel. Doordat het nu Microsoft 365 heet raken mensen meer geprikkeld en is het een stuk duidelijker dat het niet alleen om de lokale office apps gaat.  

De voordelen van Microsoft 365 op een rijtje

Microsoft 365 kent veel voordelen:

Werk gemakkelijk vanaf elke locatie

Microsoft 365 zorgt ervoor dat je altijd up-to-date bent op elk apparaat. Kies het abonnement wat bij jou past. Heb jij bijvoorbeeld meerdere devices dan is het handig om een abonnement te kiezen waarbij het ook mogelijk is apps zoals Word of Teams op meerdere devices te installeren. Wisselen van device? Dat is geen probleem! De apps verhuis je gewoon mee.

Veilig werken vanuit de Cloud

Samenwerken was nog nooit zo eenvoudig. Werk in een document en sla deze rechtstreeks op in OneDrive of SharePoint. De wijzigingen die je aanbrengt worden direct bijgewerkt. De hoeveelheid cloudopslag is eenvoudig te verhogen en te verlagen. Je betaalt echt alleen voor het gebruik.

Jouw schema is leidend!

Werk wanneer jij kan en wil en vanaf elk gewenst apparaat. Je deelt gemakkelijk bestanden die zowel online als offline toegankelijk zijn. Daardoor blijf je altijd up-to-date aan je team en mis je geen wijzigingen!

Je mist niets meer

Lekker doorwerken zonder dat je tijd besteed aan het installeren, bijwerken of synchroniseren van apps of updates. Microsoft 365 zorgt op de achtergrond dat alle updates uitgevoerd worden zonder dat jij daar als gebruiker wat van merkt. Je werkt dus altijd met de nieuwste versie van Word, Excel of PowerPoint.

De mogelijkheden binnen Microsoft 365

De vele apps binnen Microsoft 365 zijn zowel als applicatie en als webversie te gebruiken. Het kan zijn dat je voor bepaalde apps een uitgebreidere Microsoft licentie nodig hebt. Hieronder worden alle apps toegelicht.

Lokale Office apps

• Outlook
• Word
• Excel
• PowerPoint
• OneNote
• Access (pc)
• Publisher (pc)

Microsoft Outlook is de e-mailapplicatie van Microsoft 365. Verzend, ontvang en beheer je e-mail. Naast e-mail kun je ook gebruik maken van de ingebouwde agenda om afspraken en gebeurtenissen bij te houden. In Microsoft Word maak je mooi verzorgde cv's, nieuwsbrieven en documenten. Je hebt toegang tot gratis sjablonen, opmaakfuncties en invoegtoepassingen als grafieken, vormen en afbeeldingen. PowerPoint is daarnaast weer goed geschikt voor het maken van presentaties. Maak in je presentatie gebruik van animaties, overgangen, foto’s en onlinevideo’s om unieke verhalen te vertellen. In Excel organiseer je gegevens in vertrouwde spreadsheets en werkmappen, waarbij alle wijzigingen automatisch worden opgeslagen. Maak moderne visuals die cijfers omzetten in waardevolle inzichten. OneNote is het papieren notitieblok van de toekomst. De notitieblokken kun je verdelen in secties en pagina’s waardoor je inhoud goed organiseert. Navigeren en zoeken is heel gemakkelijk en je vindt je notities altijd terug waar je ze hebt opgeslagen. Access is een hulpmiddel dat eenvoudig te gebruiken is om zakelijke toepassingen te maken, vanuit sjablonen of helemaal vanaf het begin. Met de ontwerpmiddelen kan Access je helpen in korte tijd aantrekkelijke en goed functionerende toepassingen te maken. Access is alleen toegankelijk vanaf een pc. Tot slot maak je met Publisher professionele lay-outs. Je bepaalt de lay-out en de stijl van tekst, afbeeldingen, randen, kalenders en meer. In Publisher blijft alles wat je toevoegt precies zoals je het hebt ontworpen, in gedrukte vorm, online of in een e-mail.

Voor het gebruik van de lokale Office apps heb je minimaal een Microsoft 365 standard licentie nodig.

Collaboration apps

• Microsoft Teams
• Microsoft SharePoint
• Microsoft Yammer

Microsoft Teams is de nieuwe manier van samenwerken. Je chat, belt en vergadert vanaf elke locatie met elkaar. Daarnaast deel je bestanden eenvoudig met elkaar en kun je er tegelijkertijd in werken. SharePoint is de plek waar documenten worden opgeslagen. Door middel van verschillende teamsites voor elk projectteam, afdeling of divisie vind je documenten gemakkelijk terug. Daarnaast deel je bestanden, gegevens, nieuws en bronnen gemakkelijk met elkaar. Werk probleemloos en veilig samen met teamleden binnen en buiten de organisatie. Met Microsoft Yammer communiceer je gemakkelijk organisatie breed. Je creëert betrokkenheid onder medewerkers en je verbetert de communicatie binnen je bedrijf. Bouw gemeenschappen met gezamenlijke interesses, verzamel ideeën en houd iedereen op de hoogte, in dezelfde lijn en in beweging met behulp van Yammer.

Voor het gebruik van enkel de Collaboration apps is minimaal een Microsoft 365 basic licentie voldoende. Wil je de Collaboration apps gebruiken in combinatie met de lokale Office-apps? Dan is een Microsoft 365 standard licentie vereist. 

Automatisering

Wij weten dat terugkerende (kleine) taken erg tijdrovend kunnen zijn. Er is daarom een betere weg om je dagelijkse taken te managen. Microsoft Power Automate is een intelligente app dat opdrachten en acties onthoud zodat binnen je dagelijkse werkstroom processen worden geautomatiseerd. Jij hoeft je alleen nog maar op écht belangrijke taken te focussen.

De licentiestructuur van Microsoft 365

Binnen Microsoft 365 zijn er verschillende licenties beschikbaar. Microsoft maakt onderscheid in licenties voor het MKB en Enterprise. De MKB licenties zijn te bestellen voor bedrijven tot maximaal 300 werknemers. Het grootste verschil tussen de MKB (M365 Business basic, standard of premium) en Enterprise licenties (Office 365 E3, E5 en Microsoft 365 E3, E5) is de hoeveelheid opslag binnen OneDrive en Exchange online. Per gebruiker kan een Microsoft licentie verschillen. Dit is geheel afhankelijk van de functie van de gebruiker en welke applicaties hij nodig heeft. 

Security & Microsoft 365

Het is belangrijk jouw werknemers, bedrijfsgegevens en klantgegevens goed te beschermen. Elke 39 seconden vindt er ergens ter wereld een hackeraanval plaats. Daarom heb je een betrouwbare bescherming voor je werkomgeving nodig. Microsoft 365 biedt bescherming tegen spam, malware, virussen, phising-pogingen, schadelijke koppelingen en andere bedreigingen.

Beveiligen tegen bedreigingen

Microsoft 365 Business helpt te beschermen tegen bedreigingen met Advanced Threat Protection, veilige bijlagen en bescherming van veilige koppelingen. 

Zakelijke gegevens beschermen

Op persoonlijke apparaten zijn jouw gegevens beschermd door beperkte kopieën en opslag. Het is mogelijk informatiebescherming toe te voegen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de gevoelige informatie op het apparaat. Via het Microsoft 365-beveiligingscentrum kan je alle identiteiten, gegevens, apparaten, apps en infrastructuur beheren. Via één dashboard kan je gemakkelijk de beveiligingsstatus bekijken en configuraties instellen. Bovendien krijg je meldingen van verdachte activiteiten. Microsoft 365 gebruikt Azure Active Directory (AD) de identiteit van gebruikers achter de schermen te beheren. Met een Enterprise-abonnement kun je gratis gebruik maken van Azure AD. Deze wordt geïntegreerd in Microsoft 365 waardoor je wachtwoorden worden opgeslagen of een eenmalige aanmelding in kan stellen.   

Apparaten beveiligen

Op elk apparaat is het mogelijk mobiele toegang te beperken. Verloren of gestolen apparaat? Selectief kunnen zakelijke gegevens op afstand gewist worden.  

Extra beveiligingsfuncties

Binnen Microsoft 365 Business zijn er ook geavanceerde functies beschikbaar om je te helpen je organisatie te beschermen tegen een Cyber-Threat en daarnaast ook om gevoelige informatie te beschermen. De mogelijkheden zijn hierin: Office 365 Advanced Threat Protection, het beleid voor preventie van gegevensverlies (DLP), Exchange Online Archiving, Azure Information Protection en Microsoft Intune. 

Ik wil aan de slag met Microsoft 365. Hoe nu verder? 

Elke organisatie is verschillend. Waarbij de een al werkt met een aantal Microsoft 365 applicaties doet de ander dat nog helemaal niet. Hoewel de installatie van Microsoft 365 apps misschien niet moeilijk lijkt, zijn wij van mening dat er veel meer bij komt kijken. Heb je bijvoorbeeld al eens nagedacht over een strategisch beleid waarin de regels voor het gebruik van Microsoft Teams en Microsoft SharePoint beschreven staan? Of welke Microsoft 365 applicaties passen bij de korte en lange termijn doelstellingen van jouw organisatie. En bij welke gebruiker past welke licentie? Daarom is het altijd handig met behulp van een expert samen te kijken naar de huidige situatie en de mogelijkheden daarin. Dankzij het dynamische pakket heeft Microsoft 365 tal van mogelijkheden en is er voor iedereen wel een geschikte oplossing.

Benieuwd geworden naar de mogelijkheden binnen jouw organisatie? We helpen je graag verder.