Workshops

Collaboration workshop: mappenstructuur.

Kelly - 14 juni 2020

Een 'clean desk policy' gaat verder dan alleen je fysieke werkplek opgeruimd houden. Je digitale werkomgeving is minstens net zo belangrijk. Hoe richt je deze in hoe zorg je voor een goede adoptie? In de collaboration workshop Mappenstructuur leer je hier alles over! 

 

Workshop mappenstructuur. 

De clean desk policy klinkt iedereen tegenwoordig bekend in de oren. Het draait hierbij om het opruimen en schoon houden van je werkplek, zodat je je goed kan concentreren op je werk. Velen vergeten hierbij dat een clean desk policy verder gaat dan alleen je fysieke bureau. Hoe staat het namelijk met je mappenstructuur? Is deze aan het eind van iedere dag ook weer opgeruimd en schoon? 

Veel bedrijven zijn huiverig als het gaat om het herstructureren van hun mappenstructuur. Wij hebben echter al veel ervaring in het opschonen van mappenstructuren en kunnen je verzekeren dat dit gemakkelijker gaat dan je denkt. Vrijwel iedere medewerker ziet het nut in een betere mappenstructuur, maar weet gewoonweg niet waar te beginnen. De workshop mappenstructuur is er in drie gradaties: 

  • Quick-start
  • Elite
  • Pro

 

Voorbeeld van een mappenstructuur.

Voorbeeld van een mappenstructuur.

Workshop mappenstructuur quick-start

Tijdens deze quick-start workshop wordt een selecte groep getraind in een andere manier van denken bij het opzetten van de mappenstructuur. Daarnaast wordt aandacht besteedt aan de denkwijze betreffende machtigingsstructuur. Voor zowel de mappenstructuur als de machtigingsstructuur wordt een opzet gemaakt. Met een eerste opzet en nieuwe kennis over de beste structuur, kan je zelf aan de slag gaan met het volledig efficiënt en effectief inrichten van je mappen- en machtigingsstructuur.  

Workshop mappenstructuur elite

Mappenstructuur Elite staat garant voor het volledig inrichten van de mappen- en rechtenstructuur. In een doorlooptijd van ongeveer 6 weken wordt je geheel begeleid en geholpen in het opzetten van een nieuwe mappenstructuur.  

We starten met een kick-off waarbij we het projectteam samenstellen, een planning maken en verwachtingen afstemmen. Hierna volgt een training aan het projectteam, waarbij zij de juiste denkwijze van het opzetten van structuur leren. Tijdens deze training zal de eerste opzet van de mappenstructuur en machtigingsstructuur genoteerd worden. Jullie gaan hier zelf mee aan de slag en wij ondersteunen. Zodra de mappen- en machtigingsstructuur staat, implementeren wij deze op je server of op SharePoint. Wij maken een strategisch document waarin alle keuzes in structuur en inrichting staan genoteerd. Je kan altijd terugvallen op dit document.  

In het kort: 

  • Training projectteam in nieuwe denkwijze 
  • Opzetten van nieuwe mappen- en machtigingsstructuur 
  • Strategisch document met visie, randvoorwaarden en richtlijnen 

Workshop mappenstructuur pro

Mappenstructuur Pro staat garant voor het volledig inrichten van de mappen- en rechtenstructuur en de adoptie van alle medewerkers in de nieuwe denk- en werkwijze. In een doorlooptijd van ongeveer 12 weken begeleiden wij je geheel in het opzetten en adopteren van een nieuwe mappenstructuur.   

We starten met een kick-off waarbij we het projectteam samenstellen, de planning maken en verwachtingen afstemmen. Tijdens de kick-off ontvangt de klant ook een communicatieplan en benodigd communicatiemateriaal. Dit plan en het materiaal zorgt voor een goede adoptie bij alle medewerkers. Vooraf ontvang je geschreven e-mails, flyers en narrowcasting beelden. Deze onderdelen worden volledig in de jullie huisstijl gezet, zonder ook maar één kleine verwijzing naar KNNS. Wij geloven er namelijk in dat jullie centraal staan in deze verandering, en niet wij. 

Vervolgens volgt een training van het projectteam, waarbij zij de juiste denkwijze van het opzetten van structuur leren. In deze training wordt de eerste opzet van de mappen- en machtigingsstructuur genoteerd. Jullie gaan hier zelf mee aan de slag en wij ondersteunen. Zodra de mappen- en machtigingsstructuur staat, implementeren wij deze op je server of op SharePoint. Wij maken een strategisch document waarin alle keuzes in structuur en inrichting staan genoteerd. Je kan altijd terugvallen op dit document. Verder ontvang je een geheel op maat gemaakte procedurehandboek en video instructies aangaande de huidige inrichting en richtlijnen. Hiermee kan je altijd zelf nog informatie terugvinden of nieuwe medewerkers informeren over de werkwijze. 

In het kort: 

  • Training projectteam in nieuwe denkwijze 
  • Opzetten van nieuwe mappen- en machtigingsstructuur 
  • Strategisch document met visie, randvoorwaarden en richtlijnen 
  • Procedurehandboek met alle instructies en richtlijnen 
  • Video instructies waarin de randvoorwaarden worden besproken 
  • Communicatieplan en -materiaal

Veelal zien we dat de mappenstructuur workshop gepaard gaat met onze workshop Microsoft SharePoint. Bekijk daarom deze workshop ook! 

Aanmelden? 

Heb jij interesse in de workshop mappenstructuur? Vul dan onderstaand contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op om de mogelijkheden te bespreken. 

Contactformulier

Misschien ook interessant.

Bekijk overzicht