De transport- en logistiek industrie is continu in beweging. Letterlijk en figuurlijk. Enerzijds door de vrachtwagens die tal van kostbare ladingen vervoeren door heel Nederland en ver daarbuiten. Anderzijds door concurrentie, fluctuerende brandstofprijzen en files. Dat maakt het in zijn geheel tot een uitdaging om snel en kostenefficiënt te kunnen handelen terwijl tegelijkertijd de service richting de klant top blijft.

Op de files en de brandstofprijzen hebben wij als KNNS weinig invloed. Wij kunnen je wel helpen aan kostenverlagingen en dat je efficiënt werkt door het digitaliseren van transportdocumenten. Dat is mogelijk met Elektronische Document Management (EDM) softwareoplossingen. Deze software versnelt bedrijfsprocessen zoals de doorlooptijd van planning tot facturering. Door het verminderen van het zoeken naar en archiveren van pakbonnen en andere transportdocumenten kunnen jouw chauffeurs en kantoormedewerkers sneller werken.

De voordelen van het digitaliseren van transportdocumenten

Je bespaart tijd, geld en ruimte door meer inzicht te krijgen in je werkproces en digitalisering van je documentstromen. Deze besparing ontstaat omdat het systeem onderstaand doet.

  • Het verkort de tijd tussen het leveren en factureren van vracht.
  • Een kosteneffectief documentmanagement – ongeacht de bron van de documenten.
  • Het reduceert de tijd voor het zoeken en opslaan van documenten.
  • Er is overal toegang tot alle documenten. Vanaf kantoor en onderweg op ieder device.
  • Je hebt inzicht in de documentstroom.
  • Er is geen fysieke opslag meer van papieren documenten.

Het digitaliseren van transportdocumenten in de praktijk

Met de goederenontvangst, het laden en leveren van de goederen en de facturatie zijn diverse processen gemoeid. Een documentmanagementsysteem kanaliseert alle informatie in dit proces tot één overzicht. De voordelen die dit oplevert is dat wanneer een klant tekent voor ontvangst er direct per mail een factuur naar hem wordt verzonden. Of indien de klant de factuur per post wil, wordt deze direct naar de printer verzonden voor postverzending.

Belangrijke documenten zoals pakbonnen, douanepapieren, schadeformulieren en certificaten worden ongeacht het formaat of bestandsvorm gebundeld en gekoppeld aan het zending- of pakketnummer. Met name voor klantenservice is dit een voordeel, zij zien in één keer alles van die zending. Je bespaart hiermee menig zoekwerk.

Helaas maar waar. Zendingen raken tijdens transport soms beschadigd. Met Document Management Software kan de chauffeur ter plekke een schadeformulier invullen en eventuele foto’s aan het schadedossier koppelen. Dit versnelt het proces voor vervanging van de zending aanzienlijk

Wil je meer weten?

Neem gerust contact op met Mark Contact opnemen