Nog voor het einde van de vorige eeuw begon de Nederlandse vestiging van de internationale Munters Group al haar orderdocumenten te digitaliseren om snel en veilig te beheren. Door uit te breiden naar volledig geautomatiseerde documentwerkstromen kon het bedrijf de volgende stap nemen en de efficiëntie van zijn interne bedrijfsprocessen nog meer vergroten.

De internationale HB Munters Group, een filiaal van Munters in Almelo (Nederland), is gespecialiseerd in temperatuur-, vocht- en klimaatregelsystemen. De focus ligt op klantenoplossingen op maat. Van het conceptuele ontwerp van complete airconditioningsystemen voor grote bedrijven en diepvriessystemen voor werkruimtes kouder dan min 70 graden Celsius tot ultramoderne luchtontvochtigingssystemen in testlaboratoria.

Context & vereisten

HB startte al in 1999 met zijn Document Management System (DMS)-project. Aanvankelijk gebruikte het bedrijf DMS alleen als een archiveringsoplossing. “Voordat we ons digitale documentenarchief oprichtten, werkten we uitsluitend met op papier gebaseerde processen en hadden we dus te kampen met de typische nadelen die papier met zich meebrengt”, zegt Bert van Os, Operations Manager van de HB Munters Group. Zo had het bedrijf simpelweg niet genoeg opslagruimte meer voor al zijn documenten. Bovendien raakte het ook steeds vaker documenten kwijt. Sommige werden gewoon nooit teruggebracht nadat een collega ze uit het archief had gehaald. “Dat was de belangrijkste reden waarom we in het vorige millennium al onze orderdocumenten inscanden, waaronder offertes, correspondentie met de klant hierover en technische tekeningen”, beaamt van Os.

Het digitaliseren van de documenten bood het bedrijf de gehoopte verlichting: er kwam extra ruimte vrij voor werkplekken en iedereen kon op hetzelfde moment belangrijke documenten raadplegen. Er werd ook veel tijd bespaard bij het opzoeken en doorsturen van documenten. “Onze medewerkers konden nu gestructureerd elk document op hun scherm bekijken en het rechtstreeks doormailen naar klanten of leveranciers. Dat was uiteraard fantastisch, maar er was één nadeel: we moesten elke maand handmatig honderden documenten registreren om er zeker van te zijn dat we over de juiste zoekcriteria beschikten om ze later terug te kunnen vinden. Toen kenden we nog niet alle mogelijkheden van ons DMS”, legt Van Os uit.

In 2009 werd hun ERP-systeem uitgebreid – het perfecte moment om het gebruik van hun documentenarchief onder de loep te nemen. “Tijdens een reviewworkshop met KNNS beseften we plots hoeveel andere functionaliteiten onze oplossing voor documentbeheer bood, zoals volledig geautomatiseerde indexering of werkstromen die worden gecontroleerd via elektronische stempels en handtekeningen”, herinnert de Operations Manager zich. “Tijdens een bezoek aan onze implementatiepartner, KNNS, zagen we hoe een volledig digitaal kantoor eruit kan zien dankzij het gebruik van DocuWare. We beseften dat een uitgebreider gebruik van een DMS onze efficiëntie aanzienlijk zou verhogen.” Bert van Os moest er niet lang over nadenken en regelde een meeting met alle betrokkenen. “We vonden het belangrijk om feedback te krijgen van zo veel mogelijk mensen. Daarom besloten we te beginnen met de algemene orderprocedure”, legt Van Os uit.

De oplossing

Er werd begonnen met de omschakeling van een zuivere archiveringsoplossing naar een geïntegreerd, op de werkstroom gebaseerd, documentbeheersysteem. De orderprocedure bij HB omvat behalve diverse documenten ook verschillende processen voor het vrijgeven die nu volledig worden gecontroleerd door DocuWare. Na ontvangst en controle van de inkooporder wordt er een bijbehorend gegevensbestand gecreëerd in het ERP-systeem, dat DocuWare afdrukt en rechtstreeks als een intern orderdocument bewaart in zijn archief. De oplossing zorgt voor een volledig geautomatiseerde registratie van elk document. Via een geïntegreerde werkstroom worden documenten doorgestuurd naar de aankoopafdeling, waar ze worden vrijgegeven via digitale stempels; inkooporders worden vervolgens rechtstreeks naar de verkoper gestuurd. Ze worden ook opgeslagen in het centrale documentenarchief. Na ontvangst van de goederen gaat de orderprocedure door naar de logistieke afdeling, waar de verzenddocumenten worden opgemaakt en automatisch als kopie bij de bestelling worden gevoegd door het DocuWare-systeem. Tot slot worden de bijbehorende facturen op basis van de gedigitaliseerde orderdocumenten gecontroleerd en betaald. In een tweede fase worden ze gescand in reeksen, via unieke nummers toegewezen aan de bijbehorende orders en automatisch opgeslagen. Zo worden er elke maand ongeveer 2.500 papieren documenten verwerkt – helemaal automatisch. “Als we kijken naar hoe we het systeem vroeger zuiver voor archivering gebruikten, ontketende dit toch wel een kleine revolutie in ons bedrijf”, zegt van Os trots. Geleidelijk aan heeft het bedrijf het proces en de applicaties uitgebreid naar andere domeinen, en zo zijn bijvoorbeeld projectingenieurs, hr-medewerkers en het management nu ook geïntegreerd.

De voordelen

Nu krijgen medewerkers niet alleen met een muisklik toegang tot documenten zoals inkooporders, facturen en verzenddocumenten, maar zijn ook alle daarmee gepaard gaande processen net zo toegankelijk en transparant. Vragen kunnen snel en rechtstreeks worden beantwoord, zodat de kwaliteit van de klantenservice op alle gebieden verbeterd is. “Voor ons is dit een enorme tijdswinst”, bevestigt Van Os. Goedkeuringsprocessen verlopen nu ook veel sneller. Documenten raken niet meer verloren tussen de verschillende afdelingen en zijn onmiddellijk beschikbaar voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het proces.

De Operations Manager blikt terug: “Als ik niet op kantoor was, kon het voorkomen dat een klantenorder op mijn bureau bleef liggen en dat de hele orderprocedure vertraging opliep – vaak meerdere dagen. Dankzij DocuWare kunnen we de documenten overal raadplegen en ze zelfs goedkeuren met onze smartphone. Als verschillende collega’s tegelijkertijd op pad zijn, kunnen we een proces nog altijd binnen enkele minuten afhandelen.” Bovendien is transparantie gegarandeerd omdat alleen gemachtigde gebruikers digitale stempels of handtekeningen kunnen gebruiken. Ongeoorloofde toegang tot documenten wordt geblokkeerd en de kwaliteitsrichtlijnen worden automatisch nageleefd. Tijdens belastingcontroles of interne audits heeft het bedrijf al voordeel gehaald uit de eenvoudige verwerking van documenten en de verhoogde veiligheid. Dankzij de bijzonder positieve ervaringen met DocuWare DMS is de HB Munters Group van plan om uit te breiden. Het bedrijf overweegt een switch naar een nieuw ERP-systeem van het bedrijf IFS. Dat zal uiteraard worden geïntegreerd in het centrale documentenarchief.

Samengevat

“De overstap van een zuivere archiveringsoplossing naar een geïntegreerd, op de werkstroom gebaseerd documentbeheersysteem was een enorme verbetering voor onze organisatie. Hiermee hebben we de verwerkingstijd en de servicekwaliteit van onze groep aanzienlijk verbeterd.”

Wil je meer weten?

Neem gerust contact op met Mark Neem contact op