Docuware is de digitale archiefkast voor het SWV

SWV Twente Noord is één van de vele samenwerkingsverbanden (SWV) die Nederland rijk is. Deze SWV, zoals de naam al doet vermoeden, is verantwoordelijk voor een belangrijke regio in het oosten van het land. Binnen deze regio zijn er 20.000 leerlingen die naar het primair onderwijs gaan. Hiervan hebben 1.500 kinderen extra zorg en/ of begeleiding nodig. Dat is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat ieder kind goed onderwijs krijgt.

Kees Hendriks, directeur van Twente Noord, licht toe: “De ambitie is dat zoveel mogelijk kinderen binnen het reguliere onderwijs naar school blijven gaan. De achterliggende gedachte is dat mensen beter tot hun recht komen in een geïntegreerde omgeving. Ze een gevoel geven van erbij horen.”

Een veilig en geautomatiseerd proces

Om deze ambitie waar te maken is het SWV een faciliterend vehikel tussen school, kind en ouder. Alle belangen en wensen worden daarbij tegen elkaar afgewogen. Zo wordt gekeken of het kind gewoon op de huidige school kan blijven of dat passend onderwijs noodzakelijk is. Soms is de toevoeging van bijvoorbeeld bijles door een speciale functionaris of een plek waar het kind in rust en met meer aandacht kan werken al voldoende.

Elke beoordeling van de ideale vorm en plaats van onderwijs voor een leerling start via een aanvraag die gedaan wordt middels een formulier op de website. Dat is tevens de plek waar de samenwerking met KNNS zichtbaar wordt. “In 2014 ging alles nog op papier, in ordners en vervolgens een grote archiefkast in. KNNS heeft dit proces omtrent toelaatbaarheidsverklaringen (TLV) gedigitaliseerd met DocuWare. Een succes! De fysieke archiefkast was zó leeg omdat de data nu in een digitaal systeem staat,” laat Hendriks weten.

Het stuur in handen

Dankzij de digitalisering van het proces was de stap naar Business Intelligence (BI) snel gezet. Vanwege de koppeling van een BI-tool aan het documentmanagementsysteem is direct zichtbaar hoe het gaat. De directeur kan nu sneller en eenvoudiger rapporteren en sturen op zijn KPI’s. Een vergelijking tussen de prestaties door de jaren heen is ook met een muisklik geregeld. Het SWV stuurt met name op hoeveel leerlingen er per school worden geplaatst en hoeveel TLV’s er zijn aangevraagd.

De privacy is geborgd

Een TLV-aanvraag staat vol met privacygevoelige data. Dat kan én mag niet uitlekken. De organisatie onderneemt veel inspanningen om de kans op een datalek te verkleinen. “In samenwerking met KNNS is er een risicoanalyse gemaakt door de systemen onder de loep te nemen en de medewerkers te interviewen”, geeft de directeur aan. De inzichten uit deze analyse waren voer om direct interne optimalisaties door te voeren.

Eén van deze verbeteringen was het organiseren van awareness-sessie waarbij de medewerkers van het SWV nogmaals op het hart werd gedrukt dat bewust handelen cruciaal is om een datalek te voorkomen. En daarmee de privacy van de betrokkenen de borgen. Andere zaken die zijn doorgevoerd na de risicoanalyse zijn de implementatie van een wachtwoordbeleid, multi-factor authenticatie bij inloggen en dat de servers en bekabeling niet meer worden gedeeld met andere organisaties.

Dankzij de combinatie van databeveiliging, bewust handelen door de medewerkers en het automatiseren van het proces kan SWV Twente Noord ieder kind in de regio vlot, overzichtelijk en veilig bijstaan in zijn schoolcarrière.

Wil je hier meer over weten?

Neem gerust contact op met Edon.

0885667000