‘De kosten zijn voorspelbaar en je wordt ontzorgd’

Printing as a Service (PRaaS), dat is maandelijks opzegbaar en volledige flexibiliteit met betrekking tot het printen. De Odin Groep leek dat wel wat. Zij noemen zichzelf de thuishaven voor IT-bedrijven en IT-specialisten. Een terechte uitspraak als je nagaat dat ze onder andere twee hypermoderne datacenters hebben.

Leon Scheurwater, IT-manager, kreeg de taak om het gehele printerpark van de organisatie te vervangen. Hierin werkte hij samen met KNNS om de bestaande problemen om te zetten in een makkelijke en gebruiksvriendelijke oplossing voor de toekomst. “Jarenlang zijn er printers besteld op het verzoek van verschillende collega’s uit de organisatie. Een ieder had daardoor een eigen unieke printer. Die variatie aan merken maakten zelfs simpele handelingen als verbruiksmaterialen bestellen lastig”, aldus Scheurwater over de oude situatie.

Meer gebruiksgemak tegen lagere kosten

“De wens was om af te schalen in het aantal printers, minder tijd kwijt te zijn aan beheer, kosten te verlagen en alles wat meer te standaardiseren”, meldt de IT-manager over de wensen voor het nieuwe printerpark. Met PRaaS heeft KNNS aan die wens kunnen voldoen. “Ik vergelijk het met het leasen van een auto. De kosten zijn voorspelbaarder en je wordt ontzorgd. Daarnaast is het makkelijker en milieubewuster dankzij follow-me printing.”

Met follow-me software sla je de printopdracht centraal op en wordt die pas vrijgegeven tot de juiste persoon zich meldt bij een willekeurige printer. Dankzij deze oplossing is het volledige proces veiliger geworden omdat er nooit afdrukken onbeheerd achterblijven. Daarnaast is er meer inzicht in het verbruik; zowel op persoonsniveau als het aantal kleur of zwart-wit afdrukken.

Van een eigen printer naar een printer op de gang

Voordat de juiste oplossing is aangeboden en geleverd, is er een uitgebreide inventarisatie geweest. “Er is gemonitord en gemeten wat het huidige verbruik is en er hebben interviews met de eindgebruikers plaatsgevonden om te achterhalen wat zij wensen. Dat was erg prettig. KNNS kijkt verder dan de technische aspecten,” meldt Scheurwater over het proces.

Na de gedegen inventarisatie kon de uitlevering plaatsvinden. Daar waar er eerst 43 waren, blijven er nu nog slechts elf multifunctionals over. Voorheen hadden veel medewerkers een eigen printer op kantoor en nu staat er één op de gang. Het persoonlijke aspect van deze verandering heeft de Odin Groep intern opgepakt door bij een ieder persoonlijk langs te gaan en uit te leggen waarom ervoor deze oplossing is gekozen.

“Het oude printerpark moest sowieso vervangen worden. Met PRaaS hebben we nu een oplossing die ons daarin voorziet en het geeft voorspelbaarheid in de kosten omdat we per afdruk betalen,” besluit de IT-manager.

Wil jij ook per afdruk betalen?

Neem gerust contact op met Marcel.