Jaarlijks krijgen de medewerkers van landbouwmachineleverancier Agco 16.000 inkoopfacturen in handen. “En dat is alleen nog maar inkoop!”, benadrukt ICT-manager Theo Roeven. Het verwerken van de papierberg kostte de organisatie veel tijd en geld. En frustratie, vanwege zoekgeraakte facturen, zwevende pakbonnen en verkeerd gearchiveerde documenten.

Docuware

“Met KNNS hadden we al goede ervaringen bij het leveren van multifunctionals”, vertelt Roeven. “Hun business unit Business Software presenteerde ons een prachtige oplossing voor een efficiëntere workflow: DocuWare. Terugverdientijd? Een jaar!”

Tijdwinst

Roeven is enthousiast: “De tijdwinst is enorm en er is altijd en overal zicht op de status van een document. Elke binnenkomende factuur wordt gescand, ingelezen in DocuWare en automatisch gelabeld als intercompany-, voorraad- of kostenfactuur. Via Webclient krijgen medewerkers de facturen op hun takenlijstje, ter controle en goedkeuring.”

Implementatie

“Natuurlijk was het voor sommigen even wennen”, vertelt de ICT-manager, “Je hebt immers geen papier meer in handen. Maar dit gaat zoveel sneller. Bovendien is de archivering nu automatisch geregeld. Sinds kort verwerken we de pakbonnen op dezelfde manier. Andere afdelingen kloppen al aan de deur! Zij willen dit ook.”

Wil je meer weten?

Neem gerust contact op met Mark. Neem contact op