‘Ambtenaren zijn mondige gebruikers en hoor ze gelukkig zelden’

Ahmad Nakshbande, projectleider namens De Connectie voor de Gemeente Arnhem, kreeg de taak om bij de gemeente de plotters te vervangen. De Connectie is een overheidsinstantie die onder andere de IT regelt voor gemeentes in de buurt. In dit geval Arnhem, Rheden en Renkum. Vroeger waren alle ICT’ers in-house bij een gemeente, maar nu is dat gebundeld tot één club. Na een grondig inventarisatietraject heeft hij samen met Bram Sommerdijk van KNNS deze klus geklaard.

Nieuwe plotters voor de gemeente

Nakshbande over het project: “Het idee was in eerste instantie om alles wat betreft het grote print- en drukwerk naar de reproafdeling te verplaatsen. Dit leidde tot weerstand omdat er op de afdelingen behoefte bleef om te blijven plotten.” Het gebruiksgemak voor de medewerkers moest geborgd blijven. Een uitdagende opdracht omdat het beschikbare budget hetzelfde deed als het totale printvolume: het werd minder.

Gelukkig was het mogelijk om dankzij een betaalbare oplossing het zo te regelen dat alle afdelingen binnen de gemeente een eigen plotter hebben. De Gemeente Arnhem heeft vier afdelingen waar wordt geplot: bouw, repro, Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) en ontwerp. Iedere divisie heeft andere wensen en gebruikt de machines voor verschillende doeleinden.

Zo gebruikt ODRA de plotter om te bekijken of vergunningsaanvragen wel of niet geaccepteerd kunnen worden. Zij zien dan in één print hoe bijvoorbeeld dat aangevraagde tuinhuis komt te staan en of dat binnen de vooraf bepaalde kaders past. Het departement ontwerp, waar architecten werken, gebruiken de afdrukken om nog fysiek mee te nemen naar een bouwplaats. Zo zien zij hoe het getekende werk tot leven komt op de ware plek.

Het nieuwe werken

De verschuiving naar het nieuwe en moderne werken heeft wel wat voeten in de aarde gehad. Het is meer dan even anders werken; het is een cultuurverandering. Deze digitalisering brengt veranderingen met zich mee die noodzakelijk zijn om als overheid mee te gaan met de tijd.

“Vanuit het beleid om mobiel te werken en dat overal te kunnen doen wil je vanuit IT optimaal faciliterend zijn”, geeft Nakshbande aan. Het is dan prettig wanneer de klus slaagt en het beleid met de daaruit voortkomende oplossingen worden omarmd. “Ambtenaren zijn mondige gebruikers en ik hoor ze gelukkig zelden.”

‘De korte lijntjes zijn prettig’

“De dienstverlening is laagdrempelig en ze handelen proactief bij problemen. Dat was doorslaggevend ten tijde van het aanbestedingstraject en die manier van zakendoen laten ze ruim twee jaar na dato nog steeds zien. De korte lijntjes zijn prettig. Zo merk je dat relatiebeheer dezelfde aandacht krijgt als acquisitie”, aldus Nakshbande over de samenwerking.

De projectleider spreekt zelfs van een optimale dienstverlening: “Optimaal betekent voor mij dat ze ingrijpen wanneer het nodig is, de oplossingen op tijd leveren en passend is bij de problematiek en bovenal dat ze meedenken met de klant. Hoe kun je het bedrijfsproces optimaler en efficiënter inrichten? Dat heeft KNNS bij monde van Bram gedaan. Hij heeft gezien hoe de processen verlopen en daarop geadviseerd.”

Wil je hier meer over weten?

Neem gerust contact op met Bram.

Neem contact op