Marcel Schraven - 13 juni 2018

Nooit meer printjes vergeten

Printen is en blijft. Alleen kan het veel zuiniger. Je merkt het zelf vast ook wel… Even dat stuk tekst printen om rustig na te lezen of je drukt het voorstel af voor een belangrijke klant, maar vervolgens vergeet je door de dagelijkse drukte de afdrukken op te halen bij de printer. Zonde van het papier en de inkt, maar met name is het een risico voor de veiligheid van de data in de bestanden die je print. De gevoelige data ligt dan letterlijk voor het grijpen omdat je – heel menselijk – iets vergat. Dat kan gelukkig anders door een stukje techniek.

Wat is follow-me printen?

Met zogeheten follow-me software sla je de printopdracht centraal op en wordt die pas vrijgegeven tot de juiste persoon zich meldt bij een willekeurige printer. Een willekeurige printer? Ja, je kan dan bij iedere op het netwerk aangesloten printer je afdruk ophalen. Ideaal voor bedrijven met meerdere locaties en printers, of die gebruik maken van flexplekken.

De software ziet doordat jij je identificeert bij de printer met een druppel, pasje of toegangscode welke opdrachten jij hebt openstaan. Kies vervolgens het bestand dat je wil afdrukken en de opdracht wordt uit de rij verwijderd nadat die is geprint. Omdat je erbij bent wanneer er daadwerkelijk iets uit de machine komt rollen, blijft gevoelige informatie nooit onbeheerd. Op deze manier verklein je de kans op een datalek. Tevens voorkom je ermee dat jouw printjes meegaan in andermans afdrukken.

Maak het jezelf makkelijk

Doordat jij jezelf identificeert op de machine kun je op basis van je functie een persoonlijk dashboard creëren. Dat is handig met bijvoorbeeld scannen naar je eigen e-mail, want dankzij de identificatie weet de printer wie jij bent en waar iets heen moet worden gestuurd. Je hoeft dus niet iedere keer je eigen e-mailadres in te voeren.

Al met al is hierdoor de herkenbaarheid op de machine gebruiksvriendelijker wat de snelheid ten goede komt. Door deze identificatie krijg je inzicht in het verbruik per medewerker, waardoor je sturing hebt en voorspelbaarheid creëert op het aantal prints en kosten.

Op deze manier maak je printen zuiniger en veiliger, want dat het blijft is zeker. Alleen hoe we het doen verandert een beetje.

Betaal alleen voor het verbruik

Lees artikel