Mark Versleijen - 1 december 2016
Contractmanagement is meer dan er enkel voor zorgen dat een contract niet ongewenst wordt verlengd. Je pakt sneller de kansen om de omzet te kunnen verhogen.

In veel organisaties worden contracten, abonnementen en overeenkomsten ad-hoc afgesloten, bewaard en beheerd. Daardoor komt het vaak voor dat contracten te laat worden opgezegd en daarmee ongewenst worden verlengd. Ook is het vaak zo dat afspraken omtrent contracten niet helemaal duidelijk zijn of dat er juist nog steeds wordt betaald terwijl het contract al verlopen is. Dat geldt voor de contracten die u als organisatie met derden aangaat, maar ook voor contracten die met en binnen uw organisatie worden aangegaan.

Bij veel organisaties speelt daarom de vraag hoe je en effectief contractmanagementsysteem opzet? In dit blog geven we drie factoren die van belang zijn.

1. Sla alles op in één centraal systeem

Voordat een contract wordt gesloten gaat er een heel proces aan vooraf. Het is vaak de vraag of dat dit proces goed is ingericht? Kunnen de betrokken medewerkers bijvoorbeeld bij de contracten en worden er notificaties gestuurd zodra een contract dreigt te verlopen (voordat de opzegtermijn ingaat)? Kortom, het is zaak dat u een totaaloverzicht creëert. Met behulp van één centraal systeem ontstaat er een eenduidig proces dat voor iedereen helder is.

2. Digitaliseer om inzicht te houden

Wanneer u één centraal systeem heeft, is het natuurlijk zaak dat u daar alles in plaatst. Anders heeft het immers weinig nut. Digitalisering is dus een belangrijke factor om ervoor te zorgen dat:

  • Contracten goed zijn opgeslagen voor de lange termijn
  • Contracten niet in de ‘bureaulade’ van uw medewerkers blijven liggen en u overal zicht op houdt
  • Er gecontroleerd wordt omgegaan met versiebeheer
  • Je vertrouwelijke gegevens veilig zijn en beschermd worden opgeslagen

Met behulp van digitalisering maak je dit alles mogelijk. Je richt de zaken eenvoudig in en alles is tot in de puntjes geautomatiseerd.

3. Ontdek kansen en bespaar kosten

Door overzicht te creëren in alle contracten en verplichtingen, ben je in staat om de risico’s en kansen beter in kaart te brengen. Contracten vormen immers een overzicht van vaste kosten en opbrengsten. Door deze eenduidig en centraal op te slaan en te beheren, kun je trends en kansen ontdekken waarmee je kosten kunt besparen en opbrengsten gaat verhogen.

Ook je rendement verhogen?

Hoe dan ook, contractmanagement is meer dan er enkel voor zorgen dat een contract niet ongewenst wordt verlengd. De ROI van een contractmanagementsysteem is daarom al snel positief. Je beperkt immers de risico’s en pakt sneller de kansen om de omzet te kunnen verhogen. Zo krijg je waardevolle inzichten die voorheen niet mogelijk waren vanwege vaak ondoorzichtige, ad-hoc en handmatige contractprocessen. Wil je meer informatie over contractmanagement? Lees er dan alles over op onze contractmanagement pagina.

Past thuiswerken in je organisatie

Lees artikel