“Werk zoveel mogelijk vanuit huis” is een veelgehoorde boodschap sinds maart 2020. Wegens het coronavirus kunnen we niet meer in grote getalen op kantoor tegelijk aanwezig zijn. Organisaties zullen er dus voor moeten waken dat er niet teveel medewerkers op kantoor verschijnen. Maar hoe? We hebben een aantal opties op een rijtje gezet.
Microsoft Bookings is een applicatie van Microsoft die eruit ziet als een agenda. Het is mogelijk om per ruimte een aparte agenda beschikbaar te stellen. Zijn medewerkers toch genoodzaakt naar kantoor te komen dan kunnen zij een ruimte (of werkplek) boeken. Om ervoor te zorgen dat er niet teveel personen tegelijk aanwezig zijn binnen de organisatie kun je een max instellen op het aantal boekingen per ruimte.
Binnen binnen de Office 365 Enterprise E3 en Office 365 Enterprise E5 licenties is Microsoft Bookings beschikbaar als applicatie. Gelukkig hoeft niet iedereen binnen je organisatie een licentie voor Microsoft Bookings te hebben om een boeking te kunnen maken. Alleen een licentie voor de beheerder is al voldoende.
TIP! Maak ook boeking-agenda’s voor werkplekken of afdelingen binnen je kantoor. Bijvoorbeeld: afdeling sales en afdeling finance. Op afdeling sales mogen dan maximaal vier personen tegelijk aanwezig zijn en op afdeling finance maximaal twee.
Stel tijdschema’s op en verwerk deze in Microsoft Excel. Neem bijvoorbeeld de ochtend en de middag als aparte tijdschema’s. Of tijdsblokken van 2 uur. Dankzij het overzichtelijke werkblad is in één oogopslag duidelijk wanneer er een plek vrij is. Medewerkers kunnen zich ‘inschrijven’ op de gewenste tijd als en zijn dan vrij om naar kantoor te komen.
TIP! Zet het bestand op SharePoint zodat medewerkers er tegelijk in kunnen werken. Zo voorkom je dubbele boekingen.
Beide methodes werken goed, maar wij werken zelf het liefst met Microsoft Bookings. Doordat de boekingen worden weergegeven in een agenda houd je goed overzicht en bieden we flexibiliteit aan medewerkers. Heb je maar een uurtje op kantoor nodig dan kan je dat makkelijk aangeven in de agenda en is er meer ruimte voor andere collega’s.
Organisaties met minder dan 10 medewerkers zullen waarschijnlijk eerder voor een tijdschema in Microsoft Excel kiezen. De afstemming onderling is dan natuurlijk ook een stuk makkelijker en bied Excel voldoende overzichtelijkheid.
Door te werken met een planningssysteem zorg je er niet alleen voor dat er teveel medewerkers op kantoor zijn, je weet ook wie wanneer aanwezig is geweest mocht het virus de rondte gaan. Wil je advies over Microsoft Bookings of Microsoft Excel of heb je hulp nodig met de implementatie ervan?
Onze consultant helpt je graag verder. Laat je contactgegevens hier achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.